10 советов по составлению графика отпусков. шпаргалка для работодателя

Внесение изменений в график отпусков — образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Новые кадры

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

  • «Если работник ушел на больничный перед отпуском…»;
  • «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?».

Как внести изменения в график отпусков, если отпуск предоставлен работнице перед декретом не по графику, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте порядок действий. 

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых. Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха. Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.

Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха:

  • Ежегодного оплачиваемого;
  • Дополнительного внеочередного;
  • Неиспользованного за прошлые рабочие года.

Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации. Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством. Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Чтобы составить распоряжение на согласование отпускных в расписании, можно руководствоваться общепринятой формой Т–7 или оформить правовой акт в произвольном виде. Главное, чтобы работодатель учитывал следующую информацию, которая закрепляется в 10 пунктах. Порядок оформления документа включает:

  • В первом пункте нужно написать полное название организации;
  • Вторая графа предполагает наличие информации, которая касается данных того, кто заполняет, и его статуса в компании: работодатель, бухгалтер, заместитель;
  • В 3 и 4 пунктах работодатель пишет личные данные и должность каждого сотрудника;
  • С 5 по 9 раздел осуществляется заполнение информации об отпускном периоде каждого работника. Пишется дата начала и завершения планируемых выходных. В 8 графе пишутся изменения продолжительности и переноса отпускного в случае непредвиденных ситуаций;
  • Чтобы составить расписание отдыха правильно, нужно в 10 графе внести пояснения к информации и, по необходимости, вписать дополнения, которые касаются переноса отпускных.

После составления акта работодатель организации должен предоставить его сотрудникам. Только после подписи всех работников правовой документ можно считать действительным

Важно помнить: согласно статье 123 ТК РФ, произвести заполнение и утверждение распоряжения о плане каникул работодатель должен не позже, чем за две недели до начала нового рабочего года

Приказ об утверждении дополнения к графику отпусков

План отпускных относится к обязательным документам компании, поэтому руководитель должен хранить правовой акт в течение года. Подготовка документа к утверждению осуществляется согласно дополнительной информации, которая может возникнуть в случае отмены или изменения даты отпуска. Если работник хочет изменить период отдыха, он должен написать заявление. Внести правки работодатель может только при наличии уважительного основания. Если ситуация входит в список причин, по которым сотрудник может поменять дату отдыха, начальник издает распоряжение о внесении дополнения в расписание каникул для сотрудников.

Когда новый работник приходит в организацию после заполнения и утверждения акта о расписании каникул, руководитель может приложить дополнительный документ к основному.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Чтобы правильно составить приказ о расписании выходных, нужно составить акт юридически грамотно. Стоит отметить, что прежде чем отправить документ на издание приказа, осуществляется проверка членами профсоюзного отдела на наличие ошибок и несоответствий ТК РФ. Если есть несоответствия — утверждение расписания не происходит.

Приказ в ДОУ об утверждении графика отпусков на 2018 год

Правовое распоряжение в ДОУ о составлении распорядка выходных является типовым. Изменяются, в основном, реквизиты.

Приказ об утверждении графика отпусков в школе

Пример приказа об оформлении расписания отдыха для руководства школы заполняется по стандартной форме.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

ВНИМАНИЕ

Отпуска без сохранения заработной платы в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Правила составления графика отпусков

Этот план начальник отдела кадров составляет на основании штатного расписания, в котором указаны все необходимые данные о каждом работнике: Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер. Кроме того, в нем должны быть отражены:

  1. Полные реквизиты компании.
  2. Мнение профсоюза касательно сводной таблицы, если таковой имеется в организации. Ставится дата ознакомления (утверждения).
  3. Указывается, когда был составлен список.
  4. Подпись руководителя, хотя она и стоит перед таблицей, ставится в последнюю очередь, т.е. только после того, как список был согласован со всеми членами коллектива.
  5. Основные данные: отделы, Ф. И. О. работников, их должности, табельный номер и желаемое время отпуска.
  6. Далее свои подписи ставят начальники подразделений, уже после того, как их подчиненные согласились с установленными сроками.

Весь год табель будет заполняться и корректироваться, даты могут переноситься по желанию работников, которые имеют уважительную причину. Отдел кадров обязан за две недели сообщать членам коллектива о предстоящем отдыхе. Без оповещения персонал имеет полное право отказаться уходить со службы в назначенное время.

Что необходимо отразить в графике

Обязательно указываются данные всех работников предприятия, они классифицируются по подразделениям. У каждого должен быть табельный номер, в том числе и у директора. Напротив каждой фамилии ставится предполагаемый диапазон дат перерыва в работе. Он в большинстве случаев составляет 28 дней, а для инвалидов, педагогов, работников вредных производств и опасных условий труда может быть увеличен. Также к этим дням могут быть добавлены те, что не были использованы в прошлых расчетных периодах. Если человек желает разделить отпуск на части, то его фамилию указывают в графике столько раз, сколько отдельных периодов он хочет использовать в следующем рабочем году.

Образец графика

Для составления этого документа существует форма № Т-7, которая утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 года. Специалисты кадровой службы используют разные программные ресурсы для создания документа: это может быть как Word, так и Excel.

Эта форма носит рекомендательный характер: разрешается использовать и любые другие бланки, в т.ч. разработанные самостоятельно.

Что это такое

  1. Соблюдение правил расчёта и начисления отпускных выплат сотрудникам;
  2. Замена отпускника другим сотрудником;
  3. Контроль над своевременным предоставлением и использованием обязательных отпусков.

Внимание! Составленный и утверждённый график доводится до всех сотрудников компании под роспись.

Кто занимается составлением

В любом случае, график отпусков не составляется в приказной форме. Уполномоченные лица дают своим подчиненным возможность самостоятельно распределить отпуска с учётом личных пожеланий. Эти данные вносятся в график и передаются кадровикам.

Как оформляется

График отпусков составляется на унифицированном бланке формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций коммерческой и бюджетной сферы деятельности. Впрочем, закон не запрещает компаниям использовать иные формы документа, разработанные для внутреннего использования.


Бланк унифицированной формы Т-7

Основные принципы

Касательно составления графика отпусков, большинство предприятий придерживается следующих правил:

  1. Назначается ответственное за составление графика лицо;
  2. Определяется период, в течение которого работники высказывают свои пожелания;
  3. Устанавливаются сроки, когда начальники подразделений передают графики ответственному лицу;
  4. Определяются сроки подачи графика руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий, устанавливаются дополнительные условия предоставления отпусков. Например, в общеобразовательных учреждениях, большинство сотрудников отправляются отдыхать летом. Кроме этого, регулируются моменты, исключающие одновременный уход в отпуска начальника подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае, виновных привлекают к административной ответственности. Наказание назначается в виде денежного штрафа:

  1. Должностным лицам и ИП — 1 000-5 000 рублей;
  2. Организациям — 30 000-50 000 рублей.
Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector