Приказ об утверждении графика отпусков

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

• Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7. 
• Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве. 

• Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
• Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
• Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
• Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

1. Если график отпусков не соблюдается и это не ухудшает положение работников, то никакой ответственности для работодателя нет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает. 
2. Если график отпусков не соблюдается и это ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Онлайн-обучение для кадровика

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе
Посмотреть программы

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• 18 советов про график отпусков
  606.4 КБ

• 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ
  646 КБ

• Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список)
  560 КБ

Правила заполнения графика отпусков на предприятии и его образец

При составлении графика, как правило, используется унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Государственного комитета по статистики №1. Однако обязательно придерживаться данной формы не требуется, если работодателем самостоятельно разработан шаблон графика на предприятии, то допускается и его использование, при условии внесения следующих обязательных сведений:

1. Полное наименование компании-нанимателя;
2. Коды ОКПО и ОКУД;
3. Если на предприятии действует Профсоюзная организация, то заполняется соответствующее поле: «мнение выборного профсоюзного органа», включающее в себя дату и отметку: «Учтено», если же такового органа нет, то проставляется отметка о его отсутствии;
4. Индивидуальный номер, присвоенный Приказу;
5. Дата составления распоряжения;
6. Наименование документа;
7. Далее располагается таблица, которая включает в себя поля:

• Структурное подразделение, в котором трудится работник;
• Должность сотрудника;
• ФИО лица;
• Табельный номер сотрудника, в случае его наличия;

Затем вносятся сведения о предоставляемом отпускном периоде:

• Количество дней отдыха. Если гражданин решил воспользоваться полным периодом, то проставляется, как правило, значение 28 (число суток ежегодного отпуска). Если же лицо решило разбить отпускной период на несколько частей, то поочередно, в разные поля (сверху вниз), вносится информация по каждому из отрезков времени;
• Запланированная дата начала отпуска;
• Фактическая дата начала;
• Основания для предоставления лицу отпуска (указывается реквизиты предоставленного сотрудником документа);
• Дата предполагаемого начала отдыха;
• Поле: «Примечание», в которое вносятся дополнительные сведения, не указанные ранее, но имеющие весомое значение для сторон трудовых отношений.

Внизу графика проставляется подпись руководителя кадрового отдела, на которого была возложена обязанность по разработке и контролю за оформлением документа. После составления, график должен быть предоставлен каждому подчиненному для ознакомления под личную подпись, кроме того, на нем проставляются автографы всех руководителей структурных подразделений, имеющихся в компании. Последним график получает руководитель организации, который утверждает документ путем визирования собственной росписью и главной печатью. На протяжении следующего года в документ могут вноситься те или иные изменения, если сотрудникам необходимо будет подкорректировать утвержденные ранее сроки.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 «» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов «график отпусков» и «локальный нормативный акт» нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

В какой срок работник должен быть ознакомлен с гибким графиком работы?

Не рекомендуется применять режимы гибкого рабочего времени:

1. в непрерывных производствах;
2. при наличии другой специфики производства.
3. в условиях трехсменной работы в прерывных производствах;
4. при двухсменной работе, если нет свободных рабочих мест на стыках смен;

Об этом говорится в Рекомендаций, утвержденных .

В частности, такой порядок установлен:

1. для женщин, имеющих детей, , утвержденным . Нормы указанного постановления подлежат применению в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ ();
2. для сотрудников связи , утвержденным .

Установление режима гибкого рабочего времени в подразделении Как установить режим гибкого рабочего времени в подразделении организации Чтобы ввести такой режим для отдельных категорий

Нужно ли специалиста на гибком графике работы за месяц ознакомлять с графиком сменности?

Об этом говорится в пункте 1.3 Рекомендаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30 мая 1985 г.

Для некоторых категорий сотрудников предусмотрен отдельный порядок применения режима гибкого рабочего времени. № 162/12-55. Не рекомендуется применять режимы гибкого рабочего времени:  в непрерывных производствах;  в условиях трехсменной работы в прерывных производствах;  при двухсменной работе, если нет свободных рабочих мест на стыках смен;  при наличии другой специфики производства. Об этом говорится в пункте 3.4 Рекомендаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30 мая 1985 г.

№ 162/12-55. Для некоторых категорий сотрудников предусмотрен отдельный порядок применения режима гибкого рабочего времени.

В частности, такой порядок установлен:  для женщин, имеющих детей, Положением, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 6 июня 1984 г.

№ 170/10-101. Нормы указанного постановления подлежат применению в части,

Кто из работников может уйти в отпуск вне графика

Несмотря на то, что все трудящиеся лица, ознакомленные с графиком, обязаны следовать этому документу, законодателем выделены несколько категорий сотрудников, которые имеют право на уход в отпуск вне утвержденных сроков. Как правило, к ним относятся работники, наделенные определенными льготами:

• Внешние совместители, которые по основному месту работу уходят в отпуск и желают в этот же период отдохнуть от дополнительной работы;
• Беременные сотрудницы, при условии предоставления справки их медучреждения о реальном наличии «особого» положения;
• Лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
• Сотрудники, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам;
• Жены военнослужащих, которые желают уйти в отпуск в период отдыха своего супруга;
• Сотрудники, на которых произошло воздействие последствий Чернобыльской аварии.

Все иные работники, не относящиеся к льготным категориям трудящихся, наделяются правом ухода в отпуск только спустя полгода после трудоустройства и согласно периодам, зафиксированным в графике отпусков.

Ещё нет оценки

Порядок оформления и утверждения

Запланированный отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее 14 дней до завершения уходящего года. До 2013 года график отпусков составляли в законодательно установленной форме (Т-7). В настоящее время этот бланк не является обязательным, но, для удобства, можно воспользоваться им, удалив лишние и добавив нужные графы.

Допускается внесение корректировок в предложенную таблицу – исключение и добавление новых граф. Необязательными является информация по ОКУД, ОКПО, отметка профсоюзов (если их нет). Часто ячейки дополняются графами для согласования с подразделениями и юристами.

Также допускается ввод граф с росписью работника об ознакомлении с датой начала отпускного периода.

Итак, в график отпусков, как правило, вносится следующая информация:

•  название организации;
•  номер документа, дата оформления и на какой год составляется;
•  сведения о мотивированном мнении профсоюза (при его наличии);
•  место для фиксации утверждения документа;
•  информация о сотрудниках (ФИО, должность, количество дней отдыха, предполагаемая дата начала отсутствия);
•  графы для внесения сведений о фактической дате ухода в отпуск, переносе его и отзыве;
•  ячейки для фиксации ознакомления работников;
•  сведения о разработчике документа, его подпись.

брать оплачиваемый отдых по частямПричем следует помнить, что одна часть непрерывного отсутствия должна быть продолжительностью 14 и более суток. В документе фиксируется как основной отпуск, так и дополнительный.

Не стоит недооценивать значение, зачем нужен график отпусков, поскольку документ регулирует важную часть трудовых взаимоотношений и подтверждает соблюдение на предприятии норм трудового права.

Далее к процессу разработки подключается специалист кадрового отдела. Процесс составления можно разбить на несколько частей, в зависимости от того, какие графы надлежит заполнить:

1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, предстоит внести все исходные сведения о компании, названии структурного подразделения, должности и ФИО персонала, трудоустроенного в организации. Пятая графа содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. В случае разбития отпуска на части, информацию заполняют отдельными строками по каждому случаю использования права на отдых. Шестая графа заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается указывать для удобства полностью весь период.
2. Далее в течение года предстоит вносить корректирующие записи в графы 7-10. Они заполняются от руки, в процессе использования работниками права на отдых. Если человек использует дни вне графика, в 8-ой графе отражают сноску на номер и дату внутреннего документа, на основании которого проводится корректировка (внутренний приказ). Внося сведения в эту графу нужно учитывать, что само по себе заявление сотрудника не является достаточным основанием для переноса – заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним приказом. 9-ая графа описывает предполагаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). 7-ая графа включает информацию о фактическом использовании дней.
3. Последняя графа – 10-я, содержит примечания, которые вносит ответственный работник кадровой службы. В ней отражают любую полезную информацию, связанную с отпуском конкретного работника (причина сдвига дат, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

Отпуск по графику гарантирует нормальную деятельность компании, без накладок и сбоев, однако редко удается соблюсти запланированные периоды, поскольку в течение времени возникают различные непредвиденные ситуации, требующие корректировки. Информация из документа позволяет отслеживать использование работниками права на оплачиваемые дни и регулировать уход в отпуска.

Следующим шагом при составлении графика является получения мотивированного мнения профсоюза (при его наличии). Согласно законодательству представителю общественной организации на согласование отводится 5 рабочих дней. Затем документ, в срок не позднее двух недель от начала года, на который составлен, утверждается руководителем предприятия.

Завершающий этап — это ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом под подпись.

Порядок внесения изменений

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно документальное основание, в роли которого выступает распоряжение руководителя.

В свою очередь, для составления приказа также нужны документы основания.

Необходимость изменения графика может возникать в следующих случаях:

• При получении от работника заявления о переносе отпуска согласно ст.124 ТК РФ (больничный в период отдыха, выход на работу и исполнение гос.обязанностей, нарушение работодателем правила ТК РФ в части предоставления ежегодных отпусков).
• При получении от сотрудника просьбы изменить даты в связи с личными семейными обстоятельствами.
• Получение от работника согласия на перенос отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Все остальные причины – семейные обстоятельства, производственная необходимость не являются строго обязательными причинами для переноса отпускных дней.

Чтобы кадровый работник мог внести изменения в график, он должен получить приказ руководителя.

В свою очередь, приказ составляется, если есть заявление от работника с просьбой о переносе или согласии на изменение отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Образец приказа об утверждении графика можно найти здесь.

Как оформить распоряжения по заявлению работника?

Если инициатива по изменению графика отпусков идет от работника, то причинами могут быть следующие обстоятельства:

• нетрудоспособность в период нахождения в отпуске;
• временный вызов на работу во время отдыха для исполнения обязанностей;
• несвоевременная выплата или невыплата отпускных работодателем;
• неуведомление сотрудника о датах началах отпускного периода — уведомить нужно за 2 недели;
• семейные обстоятельства.

Если основание для изменения – это личные обстоятельства работника, то решение о переносе отпускных дней и внесении изменений в график принимается руководителем на свое усмотрение.

Первые четыре причины  при указании их в заявлении работника являются основанием для удовлетворения просьбы и составления приказа об изменении отпускных дат.

В приказе о переносе отпуска и изменении графика следует указать:

• на основании чего составляется распоряжение;
• в связи с чем переносится отпуск;
• на какие сроки осуществляется перенос;
• отдается распоряжение изменить график и кадровую документацию.

Ниже можно скачать примеры оформления приказов о перенесении отпускных дней и внесении изменений в график.

Особенности оформления по инициативе работодателя

Изменение графика возможно по инициативе работодателя, но только с согласия работника. Если последний не хочет менять даты своего ежегодного отпуска, то он имеет на это полное право, так как график отпусков является обязательным к исполнению для всех.

Можно лишь попытаться договориться с сотрудником, указав наиболее важные причины данных изменений.

Обычно причиной является производственная необходимость, под которой может скрываться широкий круг причин. Например, необходимость освоения нового оборудования, проведение обучения по месту работы, болезнь напарника или иное.

Прежде чем оформлять приказ об изменении графика по инициативе работодателя, нужно направить сотруднику письменное предложение.

В ответ работник пишет заявление о согласии или отказе.

Если оформлено согласие, то оно является основанием для составления приказа.

В бланке распоряжения нужно указать:

• причину переноса отпуска;
• в отношении какого сотрудника проводятся изменения;
• в чем суть изменений;
• распоряжение кадровику скорректировать график.

Приказ утверждает директор, далее с ним знакомится работник под роспись. Только после этого он поступает к кадровику, который изменяет содержание графика в соответствии с распоряжением руководителя.

Нужно ли изменять график при приеме нового сотрудника?

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят  без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по  месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

• графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

• графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

• графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

• графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

• графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

• графа 6  здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо  заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

• работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

• отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

• дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников  составляется, как правило, на один месяц.

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Мы рекомендуем вам пометить его и пометить его, чтобы вы могли ссылаться на него в любое время со своего компьютера или даже на вашем смартфоне.

За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

Заполнять график можно вручную, предварительно распечатав форму, или вести учет отпусков в электронном виде, используя текстовый редактор Word или таблицы Excel. Однако стоит попробовать умный график отпусков на 2021 год.

Для начала надо вспомнить дату трудоустройства. Ее можно найти в трудовой книжке или спросить в бухгалтерии.