Важные пункты в запросе коммерческого предложения по 44-фз: правила составления и образец для скачивания

Готовим документацию

За 5 рабочих дней до проведения закупки размещаются не только извещение, но и документация запроса предложений, в форме электронного аукциона закупочную документацию, для сравнения, нужно опубликовать за 7 дней, если начальная (максимальная) цена контракта не превышает 3 млн руб., и не позднее чем за 15 дней, если НМЦК — свыше 3 млн руб.

А вот так выглядит образец документации «запрос предложений в электронной форме»:

• адрес электронной площадки;
• критерии запроса предложений в электронной форме;
• требования, которым должны соответствовать потенциальные поставщики, и список документов и регистров, которые они должны предоставить в составе заявки;
• сроки процедуры — дата и время окончания подачи заявок и дата окончания периода их рассмотрения и оценки.

Структура коммерческого предложения

Унифицированной формы коммерческого предложения на поставку товара не существует. Кроме того, организация не обязана разрабатывать и утверждать формы предложений, и каждое предложение может составляться по уникальной форме.

На нашем сайте имеется шаблон коммерческого предложения, которым можно воспользоваться для своих нужд. Коммерческие предложения могут оформляться на официальном бланке организации (если это оферта, адресованная конкретному контрагенту) или обычном листе бумаги А4 с логотипом компании.

Структура коммерческого предложения примерно следующая:

1. заголовок — должен кратко отражать суть предложения. При этом «горячее» предложение может быть озаглавлено «коммерческое предложение», для «холодных» же рекомендуются более оригинальные «говорящие» заголовки;
2. лид — первый абзац предложения, который должен подвести читателя к следующей его части. В лиде обозначается «проблема» потенциального покупателя, например: «хотите сэкономить до 50% на спецодежде для работников вашей компании?». Лид не должен быть длинным;
3. оффер — собственно предложение поставить товар. Оффер может сопровождаться описанием дополнительного преимущества (подарок, скидка на следующую партию, скидка на доставку и т.п.);
4. выгоды — здесь перечисляются преимущества работы клиента с данным поставщиком (сроки поставки, ассортимент, оплата после поставки, выгоды для оптовиков и т.п.);
5. призыв к действию — «позвоните прямо сейчас», «напишите нам прямо сейчас»;
6. срок действия предложения, если это необходимо.

В заключительной части предложения указываются цены, а также контактные данные менеджеров или иных лиц, с которым клиент может связаться для организации поставки.

Порядок получения информации о расценках

Разработаны методические рекомендации по применению методов определения НМЦК (Приказ Минэкономразвития России от 02.10.2013 N 567). Чтобы собрать данные о расценках, заказчику рекомендуется направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее чем пяти поставщикам, а в определении НМЦК использовать уже не менее трех цен, которые предоставлены различными поставщиками (п. 3.19).

Алгоритм подачи такого запроса следующий:

1. Составить описание объекта закупки, указав его количественные и качественные характеристики (читайте статью «Как написать техническое задание для тендера»).
2. Указать существенные условия поставки товаров, выполнения работ, которые влияют на их стоимость: территориальное расположение, сроки доставки, выполнения работ, наличие гарантии, необходимость осуществления наладки, монтажа, обучения лиц и др.
3. Выбрать целевую аудиторию рассылки. При этом, согласно рекомендациям Минэкономразвития, поставщики должны обладать опытом аналогичных поставок, в том числе иметь в течение последних трех лет опыт исполнения контрактов без применения неустоек. На этом этапе заказчик может воспользоваться информационно-поисковыми системами, либо общедоступными справочниками организаций. Проверить, как поставщик исполнял контракты в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ, можно на сайте Единой информационной системы (ЕИС) в реестре контрактов. Для этого нужно ввести наименование или ИНН победителя.
4. Оформить запрос и разослать его потенциальным партнерам. При этом, по мнению Минэкономразвития (Письмо от 10 мая 2016 г. N Д28и-1308), в целях обоснования НМЦК считается допустимым использовать факсимильную связь или электронную почту для подачи запросов и получения ответов.
5. Получить ответ, проанализировать данные и составить обоснование.

Необходимо обратить внимание, что срок действия коммерческого предложения по 44 ФЗ не установлен. Эта информация должна быть указана в ответном документе

Это сделано, чтобы исключить обоснование на основе неактуальных цен.

Расценки прошлых периодов (более шести месяцев от периода определения НМЦК) необходимо приводить к текущему уровню путем применения коэффициента пересчета.

Помимо направления запросов поставщикам, Минэкономразвития рекомендует осуществлять еще несколько процедур: поиск цен в реестре контрактов ЕИС, сбор и анализ общедоступной ценовой информации (реклама, каталоги, статистическая отчетность и др).

Понятие, структура и виды коммерческого предложения

Коммерческое предложение является одним из основных способов начала коммуникации с потенциальным клиентом. От того, насколько качественно и профессионально оно составлено, во многом зависит успех продажи товара или услуги.

Любое коммерческое предложение состоит из следующих разделов:

• Логотип или эмблема компании, которая предлагает товар или услугу. Коммерческое предложение обязательно составляется на фирменном бланке с использованием фирменного стиля организации. Это показатель уровня и серьезности организации бизнеса у компании-поставщика.
• Описание товара или услуги. В этом разделе необходимо раскрыть, что же, собственно, предлагается приобрести или чем предлагается воспользоваться.
• Реклама услуг и условий сотрудничества. Здесь следует указать преимущества товара или услуги, обосновать причины, по которым клиенту рекомендуется приобрести товар или услугу, описать, чем они лучше своих аналогов у конкурентов.
• Преимущества компании. В данном разделе раскрываются достоинства именно компании, описывается ее опыт, реализация успешных проектов и так далее.
• Контактная информация – после прочтения коммерческого предложения потенциальному клиенту должно быть понятно, к кому, по какому телефону или адресу электронной почты обращаться.
• Подпись представителя компании.

Классифицировать коммерческие предложения можно по нескольким признакам. Так, в зависимости от качества контакта с потенциальным клиентом, коммерческие предложения бывают «холодными» или «горячими». «Холодные» предложения, как правило, не имеют адресата и в качестве своей цели имеют информирование целевой аудитории о возможностях продукта. Такое предложение не учитывает особенностей бизнеса потенциального клиента и является типовым.

«Горячее» предложение, как правило, направляется после встречи с представителем потенциального клиента. Оно содержит уникальные выгоды и условия, актуальные для конкретного возможного покупателя. Целью данного типа предложения является переход к переговорам об условиях сотрудничества и заключению договора.

Также выделяют такие типы предложений, как презентационное (дающее общее представление о продуктах компании), акционное (приглашает к участию в маркетинговой акции), поздравительное, благодарственное (содержат уникальные условия в честь праздника или в благодарность за длительное сотрудничество), или пригласительное (в нем содержится приглашение к участию в каком-либо мероприятии).

Коммерческое предложение по продаже ежедневников

Лучший подарок деловому человеку – коллеге, начальнику, партнеру

Близятся новогодние праздники! Вы уже решили, чем проявите внимание к бизнес-партнерам?

ЗАО «Агат» реализует ежедневники, записные книжки и блокноты BESSER от одного из ведущих производителей Германии.

Причины для выбора BESSER

1. Качество подарка будет оценено! Любое канцелярское изделие BESSER – это столетняя традиция немецкого порядка и традиционного европейского подхода к производству. Это ощущается при первом прикосновении. Такой деловой аксессуар будет радовать безупречным качеством долгое время.
2. Эксклюзивность. Изделия BESSER изготовлены из мелованной бумаги высшего сорта и скреплены особым патентованным способом. Блокнот не рассыплется, даже если вырвать из него одну или несколько страниц. Элегантный вид и неизменная практичность такого предмета не исчезают в течение всего срока службы.
3. Богатый выбор оформления. Обложки ежедневников BESSER изготовлены из качественно выделанной кожи, углы обработаны алюминием, а в специальных сериях – металлом с золотым и серебряным напылением. Вы сможете выбрать любой дизайн обложки, все равно каждый BESSER будет выглядеть дорого и статусно. Ассортимент обновляется ежегодно.

ЗАО «Агат» предлагает:

• более 200 наименований продукции;
• 12 различных форматов;
• 10 комбинаций материала для отделки обложки;
• 20 вариантов расцветки.

Сотрудничать с нами просто и выгодно!

Мы предлагаем расценки на 15% ниже, чем стоят аналогичные изделия у конкурентов, в чем вы сможете убедиться, ознакомившись с прайс-листом. ЗАО «Агат» – эксклюзивный представитель ТМ BESSER на территории Российской Федерации.

Специальная новогодняя скидка: при заказе от 10 наименований до 15 декабря 2021 года вы сэкономите еще 15%.

Мы гарантируем доставку товара в срок: ничто не должно испортить предвкушение новогодних подарков.

Просто позвоните!

Наберите номер, и менеджер ответит на все ваши вопросы. Представитель компании доставит образцы прямо в ваш офис и поможет уточнить детали заказа.

Коммерческий директор ЗАО «Агат» Аверин Александр Евгеньевич.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Что это такое?

Образец коммерческого предложения представляет собой документ, составленный в любой удобной форме и имеющий печатный или электронный формат. Может писаться в программе Word или при помощи графического редактора. Готовый бланк должен выглядеть привлекательно внешне, быть не перегруженным информационно и легко читаться.

КП несет в себе цель предложить другим лицам или компаниям сотрудничество. Включает в себя краткое или полное описание предлагаемой продукции, выполнение услуг. Могут включаться описание полученной выгоды в результате предлагаемого сотрудничества.

Важно! Коммерческое предложение несет в себе основную цель — получение обратной связи от лица, которому был направлен документ. Это повышает шансы продать продукцию или услугу указанному лицу, поскольку будет понятен его интерес

При отсутствии интереса сомнительно, что лицо будет тратить время на обратную связь. Общая цель подобного документа — продажа предложенного товара или услуги

Это повышает шансы продать продукцию или услугу указанному лицу, поскольку будет понятен его интерес. При отсутствии интереса сомнительно, что лицо будет тратить время на обратную связь. Общая цель подобного документа — продажа предложенного товара или услуги.

Основное правило при составлении КП гласит о том, что оно должно нести в себе оффер, то есть то предложение, которое поможет получателю выделить его среди других компаний-конкурентов. Оффер может заключаться в предоставлении большой скидки на продукцию, оказании дополнительных услуг по эксплуатации предлагаемого оборудования или предложение бесплатной установки (обслуживания), и многое другое.

КП службы доставки

Нет особых правил по составлению КП. Оно может выполняться в качестве презентации, составляться в текстовом редакторе или иметь простой краткий текст, отправленный на электронную почту получателя. Согласно проводимому опросу среди представителей бизнеса, по предпочтениям в составлении документа, данные выглядят так:

• более 63% опрошенных предпочитают отправлять КП в электронном виде, в формате PDF-файла;
• около 18% респондентов применяют текст, составленный в электронном письме;
• немногим более 6% применяют документы Google;
• оставшиеся 12% пользуются различными другими форматами.

Отправка КП несет в себе одну цель, которую можно назвать первоочередной. Заключается она в том, чтобы заинтересовать получателя в выполнении одного из следующих действий:

Важно! Перечень действий не полный и может иметь другие действия после прочтения КП

Главное — обратить внимание получателя и сделать требуемое действие

Рекомендации по составлению

После того, как получатель обратит внимание, приходит черед другой цели — совершить поставку ему предлагаемого продукта или услуги. Все представленные цели тесно связаны между собой, поскольку любой контакт между получателем и отправителем считается неплохим достижением

В случае, когда в дальнейших этапах, например, при общении, также построена грамотная система продаж, то вероятность достижения сотрудничества возрастает еще больше. В итоге, есть возможность получить готового клиента.

Использование коммерческих предложений можно назвать одним из способов донесения информации до потенциальных покупателей. Однако, такой способ заинтересовать подходит не всем. Связано это с тем, что он занимает большое количество времени у всех участников схемы. Рекомендуется заниматься отправкой таких документов только в случае продаж сложных и специфических товаров, тех, перед покупкой которых потребитель склонен долго обдумывать. Применять указанный способ в сфере быстрых продаж нежелательно и имеет небольшую эффективность.

Обратите внимание! Вероятность, что КП поможет продать продукт, повышается, если потребитель тратит много времени на выбор и обдумывание

Форма запроса цены

О сроках подачи заявки уже говорилось выше, он зависит от НМЦК торга, о проведении которого было опубликовано извещение.

Совет:
т.к

изменения в поданную заявку вносить нельзя, то важно проверить всю информацию до момента ее передачи заказчику или оператору площадки

Отозвать ее возможно в течение всего времени, отведенного на подачу предложений подрядчиков. Если вы не успели отозвать заявку в указанный период, то вам необходимо будет принять участие в тендере.

В извещении указано время, когда открывается доступ к заявкам на ЭТП. Примем новых, соответственно, прекращается.

Пошаговый запрос цен описан в другой нашей статье, ознакомиться со всеми этапами проведения вы можете на этой странице .

Готовый образец коммерческого предложения

Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.

Еще одна сильная сторона этого образца — его легко сканировать. Человек понимает, что мы ему предлагаем за считанные секунды.

Вы можете скачать этот образец к себе на Google Диск по этой ссылке, чтобы адаптировать под решение своей задачи. Там же вы можете сохранить его в форматах RTF, MS Word или PDF. Алгоритм составления чуть ниже.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю

Государственный коммерческий запрос

Государственный коммерческий запрос чаще всего поступает от крупных бюджетных организаций. Это своеобразный конкурс на заключение сделки с наиболее выгодными условиями, поэтому такой запрос рассылается в строго установленной государством форме. Как правило, предложения от государственных бюджетных организаций очень выгодны исполнителям.

Оформление вопросов по поводу оказания услуги

Запрос составляется по форме 44-ФЗ, по сути, это возможность набрать претендентов на роль подрядчиков в государственной организации. Он полностью соответствует частному коммерческому запросу, но, в отличие от него, имеет строгие рамки и ограничения, нарушение которых преследуется по закону.

Отправка документа

Особая отличительная черта государственных коммерческих запросов: он делается только в открытом доступе, а также его обязательно нужно вносить в единую информационную систему.

В случаях, когда компания хочет работать с конкретными подрядчиками, помимо них она всё равно должна разослать предложения ещё как минимум двоим претендентам. Остановив выбор на заранее известном подрядчике, организация должна обусловить его существенными причинами, например, долгим и плодотворным сотрудничеством в течение длительного срока. Это срок должен составлять более 1,5 лет. Выбирать компанию, которая заключит договора-подряда, должна специально созванная комиссия.

Государственный запрос составляется в соответствие со всеми правилами

Коммерческое предложение для тендера

Для предприятий, находящихся в государственной собственности, требуется несколько иная и во многом упрощённая форма коммерческого предложения. По 44 ФЗ нужно максимально конкретизировать официальное письмо в части цен на поставляемые товары или услуги, чтобы тендерной комиссии было проще сделать выбор наиболее приемлемых условий.

Скачать образец

Воздействовать на эмоции и рассказывать о «дружном сплочённом коллективе» в этом случае совершенно бесполезно. Следует помнить, однако, что для тендерной комиссии чаще всего очень важен опыт выполнения подобных заказов, и краткая информация о них (если были) может сыграть решающую роль.

Когда объявляется конкурс на поставку товара или услуги, представители предприятия-плательщика должны составить запрос и отправить его по адресам возможных исполнителей заказа, то есть фактически написать письмо о предоставлении коммерческого предложения. Ответ на него, независимо от формы собственности бизнеса (от ИП, ООО, ЗАО и т. д.) должен содержать самые конкретные сведения о предлагаемых товарах или услугах. Вид коммерческого предложения – простой: «шапка» и прайс-лист с краткой характеристикой продукта.

Информация о том, как правильно запросить условия возможного сотрудничества, будет представлена в следующем пункте.

Запрос коммерческого предложения

Методы определения и расчета, по закону 44 ФЗ, предполагают формирование начальной максимальной цены контракта (НМЦК), для чего возможным поставщикам рассылаются соответствующие запросы. Заявка на коммерческое предложение выглядит приблизительно так:

Скачать бланк

Образец запроса демонстрирует максимально лаконичный стиль предоставления информации. Практически всегда в начале письма присутствует фраза «прошу предоставить информацию о стоимости…», а далее следует таблица с номенклатурой требуемых продуктов и их краткими характеристиками.

Успех участия в тендере определяется соотношением ценовых и качественных параметров товаров или услуг, предлагаемых участниками конкурса.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам» Депутату Законодательного собрания Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Виды коммерческих предложений

Есть такая профессия — Родину защищать компреды составлять! Если вы хотите написать удачный текст, то для начала нужно усвоить, какие виды КП бывают.

Холодное коммерческое предложение. «Изюминка» такого формата — такие предложения отправляются неподготовленным клиентам. Проблема в том, что его чаще всего воспринимают как спам. Тут принципиально, чтобы у заказчика был сформирован качественный список получателей, чтобы он был «чистым» для получения хорошего процента отклика. Малейшая ошибка — и письмо окажется в папке, где «умирает» спам. Специалисты рекомендуют делать такой компред максимально сжатым. Помните о краткости, что сестра таланта и тетя продаж.

Чтобы зацепить и увлечь получателя, необходимо составить КП таким образом, чтобы он действительно заинтересовался продуктом. Для правильного составления холодного предложения существуют несколько рекомендаций.

Рекомендация 1. Не описывать на десяти страницах преимущества компании и не заниматься написанием мемуаров: максимум — 2 страницы печатного текста.

Рекомендация 2. Придумайте яркий и цепляющий заголовок, чтобы наверняка удержать получателя. Если впоследствие предполагается отправка физического письма, тогда требуется продумать оригинальную подачу. Это может быть презентация с сопроводительным письмом.

Горячее коммерческое предложение. Это уже более эффективный инструмент, так как предложение отправляется подготовленным клиентам, то есть тем людям, которые сами сделали запрос или заинтересованы в товарах/услугах. Главное отличие от предыдущего вида — это объем. В этом случае он может быть более существенным, так как человек уже готов воспринимать информацию.

Рекомендация 1. Для создания эффекта «вау», чтобы клиенты получили удовольствие от самого предложения и заинтересовались в нем, необходимо оформить презентацию или перевести его в pdf-формат. Такой принцип подачи более информативен и приятнее воспринимается.

Рекомендация 2. Объем может быть большой, но не перестарайтесь. Максимум 10–15 слайдов будет достаточно. Поместите необходимую и выигрышную информацию.

Не начинайте работу с потенциальными клиентами с коммерческого предложения

Дмитрий Гришин, Совладелец и коммерческий директор , Москва Менеджеры по продажам довольно часто слишком большую ставку делают на коммерческое предложение, отправляя электронное письмо либо факс в ожидании скорого ответа клиента. Но по опыту можно утверждать – не приходится рассчитывать на новые контакты клиентов. Всегда делюсь в общении с менеджерами историей одной крупной компании, в которой ранее пришлось работать. В приемной компании напротив друг друга находились два офиса – между ними была расположена крупная мусорная корзина с горами «мусора из факса», который туда направлялся автоматически. Получать информацию адресат был готов только в том случае, если был личный звонок секретарю с просьбой принять факс от какого-то человека или компании

Отводится важное значение и личному общению менеджера с потенциальными заказчиками, должно быть по возможности больше. Соберите данные о компании, с которой будете работать

Следует наладить прямой контакт с человеком, который и будет принимать решение – вам нужно понимать потребности и степень заинтересованности своего собеседника в предложенной услуге либо товара. Менеджер должен соблюдать данные требования еще перед отправкой своего коммерческого предложения. Коммерческое предложение стоит отправлять только при получении согласия своего собеседника по основным вопросам. Формат документа обычно задает заказчик, исполнитель должен просто заполнить поля с указанием условий, оговоренных во время разговора. Если же Вы уверены, что лучше отправлять коммерческое предложение еще перед личным разговором с оппонентом, важно помнить – по статистике человек выделяет не более 20 секунд для знакомства с нежданным документом. Поэтому здесь нужно составлять документ так, чтобы он способен был сразу заинтересовать получателя даже при беглом ознакомлении. Лучше всего на первой странице четко формулировать основные конкурентные предложения своей компании, на следующих – лучше указывать пояснения. Необходимо также учитывать статистику – безадресное коммерческое предложение читают в 10 раз реже. Предупредите также получателя, что ему позвоните для обсуждения будущей встречи и согласования условий сделки. Чтобы менеджеры не тратили на составление документа по полчаса, актуальным решением становится автоматическая генерация коммерческих приложений – благодаря приложению CRM-системы либо воспользовавшись инструментами из пакета MicrosoftOffice.

2. Запрос коммерческого предложения для обоснования НМЦК

Самым востребованным способом определения максимальной цены контракта является анализ рынка. Не имеет никакого значения, будет ли организация использовать конкурентный метод закупок или заключит контракт как с единственным поставщиком, по действующему законодательству (ст. 22 44-Ф3) в любом случае необходимо предъявить обоснования (НМЦК). Чтобы все прошло без нарушений, заказчик должен обладать актуальными ценовыми данными. Собираются коммерческие предложения от разнообразных поставщиков, которые предлагают воспользоваться искомыми товарами или услугами. По итогу выводится средне-арифметическая стоимость, по которой и объявляется тендер.