Калькулятор командировочных

Как оплачивается командировка

Служебная поездка подразумевает компенсацию затрат работника. Это правило регулируется положениями Трудового кодекса, а также Постановлением правительства РФ №749. Размер суточных, выбор отеля, оплата поездки и другие аналогичные нюансы определяются локальными нормативными актами, действующими в пределах компании.

Оплата труда командированного сотрудника производится на основании усредненного заработка за последний календарный год. Если стаж работника меньше года, расчет происходит по доходу за имеющийся период стажа.

В приказе о направлении работника в командировку прописываются дополнительные условия труда. Например, ведение трудовой деятельности сверхурочно, в выходные и праздничные дни, ночное время. По закону оплата командировки в таком случае увеличивается:

• первые два часа сверхурочной работы – стандартный оклад, увеличенный в полтора раза;
• последующие часы сверхурочной работы – двукратный размер оклада;
• работа в выходные и праздничные дни – двукратный размер оклада или получение дополнительных выходных после возвращения.

Если стандартный порядок оплаты труда подразумевает сдельный (почасовой) характер, он сохраняется. Гражданин получает выплаты, размер которых высчитывается исходя из усредненного заработка за час.

При работе на посменном графике дни, в течение которых гражданин не должен работать, оплачиваются по тарифу выходного дня – двукратный размер оклада.

Виды командировочных расходов

В число расходов, подлежащих возмещению, входит:

• стоимость проживания;
• цена билетов на проезд до места назначения;
• ежедневное питание.

Если командированный человек проживает в гостинице, он легко подтверждает расходы для компенсации оплаты проживания. В локальных нормативных актах организации, а также в приказе об отправлении работника, указывается класс и стоимость номера за сутки.

Если сотрудник проживает на съемной квартире, для компенсации затрат по проживанию необходимо, чтобы арендодатель был зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, В ином случае подтвердить расходы и получить компенсацию невозможно.

Компенсации подлежат также билеты на железнодорожный транспорт, автобус или самолет. Если сотрудник добирается на собственном автомобиле, он также вправе получить компенсацию стоимости топлива, предоставив чеки с автозаправок.

Оплата питания в командировке на законодательном уровне не регламентирована. Работодатели включают затраты на это в лимит общих расходов, если это необходимо (в отелях еда включена в стоимость номера).

При болезни работника за ним сохраняется право на получение пособия по временной нетрудоспособности.

Все дополнительные расходы, подлежащие возмещению сотруднику на период пребывания в командировке, прописываются в приказе. Копия документа выдается гражданину в день отъезда.

Суточный расход

Помимо компенсации расходов, сотруднику полагаются суточные деньги. Это определенная сумма, которую гражданин может тратить на свое усмотрение. Лимит суточных регулируется изданным приказом об отправке в командировку.

Порядок оформления служебной поездки:

1. Издание приказа о задании (включает в себя сведения об условиях проживания, сумме аванса, оплате труда, компенсации проезда).
2. Выдача аванса.
3. Отправление.
4. Возвращение.
5. Предоставление авансовой отчетности с подтверждающими документами (чеки, товарные чеки, счета и т. д.) в течение трех дней с момента выхода на работу.
6. Проверка авансовой отчетности.
7. Расчет сотрудника.

Существует ряд особенностей для определенных ситуаций:

• Если есть возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не начисляются. Это называется однодневной командировкой.
• Возмещение затрат может производиться принимающей стороной. Тогда этот факт прописывается в приказе.
• Длительная командировка может требовать необходимости перемещения между городами. В таком случае в приказе указывается информация о количестве поездок в день, которые будут совершаться сотрудником.
• При досрочном возвращении оставшиеся от аванса деньги подлежат перерасчету и возврату на баланс предприятия.

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке

При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

О суточных в иностранной валюте

Выплаты суточных производят либо в российской валюте, либо в иностранной. В 2020 году от таких компенсаций зависит налогообложение, применяемое в том или ином случае. В разных компаниях устанавливают разную величину подотчетных компенсационных сумм, связанных с заграничными поездками.

Для коммерческих предприятий разница особенно заметна. Правительственное Постановление № 812 от 2005 года устанавливает показатели для учреждений бюджетного типа.

При выплате выбирают два варианта взаимодействия:

1. Как за время пребывания за границей при отбытии. Платят за день нахождения в той или иной стране.
2. Как командировки внутри страны выплачивают суточные в случае с прибытием на территорию РФ.

Внутри компании отдельно регулируют порядок расчета подотчетных сумм для тех, кто отправляется в путешествие. Потом результат принятых решений фиксируют во внутренних документах компании. Размер денежных компенсаций тоже устанавливается самостоятельно и индивидуально. НДФЛ уплачивают только с сумм, превышающих действующую норму в 2500 рублей. 

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

• За проезд;
• Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Возмещение командировочных расходов и страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами для работодателей признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ). При этом согласно ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 данного закона.

Частью 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ предусмотрено, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как на территории РФ, так и за ее пределами кроме суточных не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные:

• целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи;
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
• сборы за выдачу (получение) виз;
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Из приведенной нормы следует, что вся сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами. Напомним, что нормы суточных (как и других расходов на командировки) определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). При этом отдельные правила действуют в отношении выплаты суточных работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, государственных органов и учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений. Порядок и размеры выплаты суточных этим работникам определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

С разъяснениями контролеров о том, что суточные, выплаченные в пределах установленных норм, не облагаются страховыми взносами, можно ознакомиться в письмах ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Каков порядок обложения страховыми взносами сумм оплаты визы и обязательной медицинской страховки для получения визы работнику, направленному в командировку на территорию иностранного государства, если командировка была отменена?

Документальное оформление командировок

Какие документы упоминаются в Положении о командировках

Документы и действия при направлении в командировку:

• Для направления работника в командировку необходимо письменное решение работодателя (п. 3 Положения о командировках). Обычно это приказ о направлении работника в командировку.
• При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточные для дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (п. 10 Положения о командировках)

По возвращении из командировки:

По возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы работника, связанные с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Документы для подтверждения срока фактического пребывания в командировке (п. 7 Положения о командировках):

• Основными документами для подтверждения фактического срока пребывания работника в командировке являются проездные документы.
• Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, то ему необходимо оформить служебную записку, в которой указать фактический срок пребывания в командировке, и приложить к ней документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
• Если проездных документов нет, то срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования (квитанция, талон из гостиницы либо иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).
• При отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования потребуется служебная записка от работника и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия из места командирования.

Какие формы документов использовать

Работодатель самостоятельно определяет, какими документами будет оформляться направление в командировку (их следует закрепить в локальном нормативном акте организации).

Можно использовать формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Итоговый список документов для оформления командировки

Как оплачивать, если поездка переходит на следующий месяц?

Следовательно 167 статьи Трудового кодекса России и пункта 9 Положения № 749 Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года, оплата работнику времени, проведенного в командировке, производится по его среднему заработку, рассчитанному в соответствии с Положением № 922, утвержденным Правительством России.

Пункт 4 указанного выше Положения № 922 устанавливает порядок исчисления среднего заработка: в учет берутся все предусмотренные указанным актом выплаты за 12 календарных месяцев, которые предшествуют периоду, за который за сотрудником должна сохраняться средняя зарплата.

То есть если командировка начинается 15 октября 2019 года, а оканчивается 6 ноября 2019 года, средний заработок рассчитывается на 15 октября – расчетный период с 15.10.2018 по 14.10.2019 года. Полученная сумма будет считаться средним заработком на все время командировки.

Это необходимо, в связи с тем, что размер среднего заработка за все дни командировки получается меньше, чем выплата, которая полагалась бы такому сотруднику в случае его оставления на постоянном месте работы.

Когда начислять оплату?

Статьи 8
и 9 Трудового кодекса России устанавливают обязательства работодателей сохранения за всеми сотрудниками круга гарантий, предусмотренных данным нормативно-правовым актом.

ТК Российской Федерации закрепляет положение о том, что заработная плата должна начисляться работникам не реже двух раз в месяц.

При этом не имеет значение, находится ли сотрудник в служебной поездке или пребывает на постоянном месте работы.

Средний заработок, полагающийся каждому командированному трудящемуся, приравнивается к заработной плате и должен начисляться работникам в дни произведения выплат, установленные коллективным трудовым договором.

Начисление заработной платы командированному сотруднику при переходящей командировке начисляется двумя частями. Средний заработок за командировку за все дни месяца, в котором она началась, следует выдать работнику в день начисления зарплаты за этот месяц.

Соответственно, за все оставшиеся дни – в день выплаты заработной платы за месяц, в котором служебная поездка была окончена.

Расчет среднего заработка

Отличительным моментом исчисления среднего заработка по переходящей командировке является наличие двух расчетных периодов: для месяца, в котором сотрудник отправился в служебную поездку и для месяца, в котором он из нее вернулся.

В учет берутся следующие выплаты за соответствующий расчетный период:

• Начисленные оклады или тарифные ставки;
• Сдельная зарплата;
• Оплата труда, полученная в неденежной форме;
• Комиссионное вознаграждение;
• Зарплата в виде процента от выручки;
• Содержание муниципальных служащих;
• Вознаграждение гражданам, которые замещают госдолжности РФ;
• Зарплата преподавателей (учителей) за превышенное количество отработанных часов;
• Гонорары и авторские вознаграждение работников культуры;
• Рассчитанная за предшествующий календарный год заработная плата, обусловленная системой оплаты;
• Дополнительные выплаты, которые производятся в соответствии с особенными условиями труда;
• Вознаграждение преподавателям (учителям), которые ведут классное руководство;
• Вознаграждения, премии;
• Иные виды денежных начислений, которые предусмотрены определенным работодателем.

Не учитываются какие-либо социальные начисления, а также выплаты нерегулярного характера.

Пример

Исходные данные:

Работник был командирован с 25.11.2019 года по 03.12.2019 года. Расчетный период, по которому будет определяться средний дневной заработок: с ноября 2018 по октябрь 2019 и с декабря 2018 по ноябрь 2019 года.

Сумма заработной платы за указанный первый период, включая премии, надбавки и индексацию составляет 530 000 российских рублей, а количество отработанных дней, отмеченных в табеле учета, составляет 246. Рабочих дней командировке за ноябрь 2019 составляет 5.

Зарплата за второй из двух выше указанных период 520 000 российских рублей, отработанных дней — 248. Рабочих дней, проведенных в служебной поездке, равняется 1.

Расчет:

Рассчитываем заработную плату за время командировки:

Первый расчетный период: 530 000/246 * 5= 2154, 47 * 5 дней = 10 772, 36 российских рублей.

Второй расчетный период: 520 000/248 * 1= 2096, 77 * 1 день = 2096, 77 российских рублей.

Средний заработок за весь период служебной поездки: 10 772, 36 + 2096,77 = 12869, 13 российских рублей.

Понятие командировочных

Оплата труда в командировке должна осуществляться по определенным правилам. Средства, получаемые гражданином, называются командировочными. К ним относятся выплаты:

• Суточные. Они представлены расходами, необходимыми для проживания и питания гражданина в другом городе или стране. Средства предоставляются исключительно авансом, поэтому они должны быть получены специалистом до непосредственной отправки в поездку. Для перечисления средств требуется, чтобы руководителем был издан соответствующий приказ. Деньги могут выдаваться в виде наличных или путем перечисления на банковскую карту сотрудника. После возвращения гражданин должен составить отчет, передающийся бухгалтеру. В нем перечисляются все расходы, понесенные гражданином во время поездки, поэтому им должны сохраняться все чеки, билеты или другие платежные документы. Если полученных ранее денег слишком мало, то выделяются дополнительные средства.
• Оплата труда во время командировки. Она представлена непосредственной зарплатой гражданина в течение деловой поездки. При таких условиях средства рассчитываются и начисляются одновременно с зарплатой за все остальные дни в месяце. Оплата труда в период командировки перечисляется в общем порядке, а именно в день выдачи зарплаты в компании.

Расчет зарплаты немного отличается, а обусловлено это тем, что гражданин вынужден в другом городе проводить не только будни, но и выходные дни.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия

Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки

Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.