Что является персональными данными по закону

Содержание:

Организация неавтоматизированной обработки персональных данных

Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка) — действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляемые при непосредственном участии человека.

Цитирую части положения о неавтоматизированной обработке ПДн:

Персональные данные при их обработкедолжны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных

Здесь указывается правило об особом режиме хранения материальных носителей содержащих персональные данные (ПДн).

не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы

Если собираются и обрабатываются ПДн в рамках одной цели, то для этих процессов должна быть предусмотрена отдельная форма на отдельном носителе.

Лица, осуществляющие обработку персональных данныхдолжны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных

Речь идёт об указании должностных обязанностей и характера выполняемых работ в рамках трудовых отношений, на основании обязанностей трудового договора, должностных инструкций и других внутренних регулирующих документах.

Использование типовых форм документов, содержащих персональные данные

При использовании типовых форм документовдолжны соблюдаться следующие условиятиповая форма или связанные с ней документыдолжны содержать сведения о цели обработки персональных данныхадрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными даннымитиповая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данныхпри необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данныхчтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данныхтиповая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы

Ведение журналов, реестров, книг при организации пропускного режима

При ведении журналовдолжны соблюдаться следующие условиянеобходимость ведениядолжна быть предусмотрена актом операторакопирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускаетсяперсональные данныемогут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта

О несовместимости целей обработки и уничтожении персональных данных

При несовместимости целей обработки персональных данныхдолжны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данныхпри необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копированиеспособом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованиюпри необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированиюУничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способомудаление, вымарываниеПравилаприменяютсяесли необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными даннымиУточнение персональных данныхпроизводится путем обновления или изменения данных на материальном носителепутем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными

Насколько необходимо Положение о персональных данных

Наниматель, принимая на свое попечение физических лиц с присущим им комплектом персональных данных, законодательно обязан позаботиться об одобренных государством способах их обработки. При этом он обязан руководствоваться вышеприведенной нормативной базой, а индивидуальные тонкости отразить в специальных внутренних документах.

Как составить приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников?

Самостоятельно регламентировать особенности действий с персональными данными сотрудников работодателей обязали недавно. Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность лица, нанимающего персонал, за утечку или неправомерное использование конфиденциальных сведений, предоставляемых сотрудниками, причем ответственность предусмотрена во всех сферах права – дисциплинарной, административной, уголовной и гражданской.

Поэтому на каждом предприятии необходимо разработать и утвердить как минимум три обязательных внутренних акта, касающихся работы с такими сведениями:

  • положение о защите персональных данных наемных сотрудников;
  • обязательство о сохранении в тайне (неразглашении) полученных персональных сведений;
  • согласие самого работника на обработку персональных данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Первый документ разрабатывается и закрепляется на основании приказа руководства организации, второй должен быть подписан теми лицами, которые осуществляют сбор персональных данных и имеют к ним доступ (кадровая служба, отдел безопасности, бухгалтерия и др.). Сотрудники обязаны ознакомиться с этой документацией под роспись

Согласие нанимаемого может быть выражено подписью под соответствующей строкой в анкете или личной карточке.

Состав Положения о персональных данных

Разделы данного документа содержат следующие необходимые подпункты:

  • общие сведения;
  • перечисление данных, считающихся персональными в конкретной компании;
  • регламент применения данной информации;
  • особенности доступа к этим сведениям;
  • меры, принимаемые при нарушении принципов обработки информации, и ответственность виновных;
  • приложения (форма заявления для сотрудника о согласии на обработку и/или проверку предоставленных личных данных, форма обязательства не разглашать полученную информацию для сотрудников, у которых она будет в пользовании).

Источник получения персональных данных

Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.

Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием. В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».

Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).

Нормативно-правовая база

Основные юридические документы, устанавливающие принципы использования ПДн:

  • Конституция Российской Федерации. Статьи 23 и 24 гарантируют гражданам неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, конфиденциальность в переписке, телефонных разговорах и иных сообщениях. Согласно этим положениям, ПДн принадлежат только их носителю и не должны контролироваться третьими лицами без его согласия. Со стороны государства гарантируется защита этого права граждан.
  • Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 определяет, кто и на каких условиях может использовать ПДн гражданина.
  • Ребенок скрипит зубами во сне
  • Свиная рулька запеченная в духовке
  • Что значит зеленый кал у ребенка и взрослого человека

Для работников различных отраслей существуют отдельные нормативные акты, регулирующие правила обработки личной информации:

  • Для трудящихся в организациях энергетической отрасли – Приказ Минэнерго России №166 «О работе по обработке персональных данных» от 11.11.2008.
  • Для госслужащих – Федеральный Закон №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004.

На кого распространяются требования ФЗ 152

Доступ к ПДн конкретного лица разрешен специальным операторам. Это представители структур или организаций, которые производят получение и обработку ПД конкретного физического лица. При отсутствии разрешения субъекта любые операции с его ПДн являются нарушением закона. Личная информация о человеке обязательно должна быть ликвидирована после того, как отпала необходимость в ее использовании.

Законодательство не определяет срок действия согласия на обработку ПДн, поэтому он может быть указан непосредственно в бланке, который подписывает субъект. Такой период может определяться прямо или косвенно – например, «на 3 года» или «на время, указанное в трудовом договоре». Подписывая такие бумаги, проверяйте сроки и следите за тем, чтобы они были написаны реально.

Ответственность за использование персональных данных без согласия

Для нарушителей есть список штрафных санкций. Сюда относятся случаи:

  • Обработки ПД в ситуациях, не предусмотренных законом. Это нарушение влечет за собой предупреждение или штраф: для граждан – 1000–3000, для должностных лиц – 5000–10 000, для юрлиц – 30 000–50 000 рублей.
  • Обработки личных данных без письменного согласия субъекта. За это предусмотрены штрафные санкции: для граждан – 3000–5000, для должностных лиц – 10 000–20 000, для юрлиц – 15 000–75 000 рублей.

Использование ПДн без согласия субъекта может являться составной частью проступка, влекущего наказание по статье 137 Уголовного кодекса РФ. Сюда входят:

  • Незаконное собирание сведений о частной жизни лица, являющихся его личной или семейной тайной. Это подразумевает штраф до 200 000 рублей, обязательные работы до 360 часов либо арест до 4 месяцев и др. Для должностных лиц возможна дисквалификация на срок до 3 лет.
  • Действия по сбору разной информации о человеке, которое совершено с использованием служебного положения. Влечет штраф до 300 000 рублей, принудительные работы на срок до 4 лет либо арест до 6 месяцев и др. В большинстве случаев после наложения этой санкции гражданин лишается права занимать определенные должности на срок до 5 лет.

Особенности отнесения некоторой информации к личной

Поскольку ни в одном нормативном документе не фигурирует полный перечень персональных сведений о человеке, важно определить критерии, по которым можно понять, является информация персональной или нет. Основной критерий закреплен в уже упомянутом п. 1 ст. 3 закона № 152-ФЗ

Таковой является информация, если по ней можно сделать вывод, какому физическому лицу она принадлежит

Основной критерий закреплен в уже упомянутом п. 1 ст. 3 закона № 152-ФЗ. Таковой является информация, если по ней можно сделать вывод, какому физическому лицу она принадлежит.

Кроме того, законом (п. 9 ст. 3 закона № 152-ФЗ) введено такое понятие, как обезличивание личных сведений. Это совершение с личной информацией таких действий, после которых невозможно будет установить, к какому лицу она относится. Соответственно, персональные данные — это любые сведения, которые могут прямо или косвенно указать на человека, которому они принадлежат.

В этой связи рассмотрим подробнее вопрос об отнесении к личным сведениям некоторых видов данных.

Номер телефона

Чтобы понять, является ли номер телефона персональными данными, обратимся к закону «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ. На основании п. 1 ст. 53 этого закона Ф. И. О. и абонентские номера гражданина — это информация ограниченного доступа. Такие сведения охраняются законодательством, в том числе законодательством о персональных данных.

Более того, норма прямо указывает, что предоставление любых сведений, позволяющих идентифицировать пользователя, без согласия самого абонента запрещено.

Таким образом, можно сделать вывод, что номер телефона, принадлежащий физическому лицу, — это косвенная информация о конкретном человеке, соответственно, в силу п. 1 ст. 3 закона № 152 и с учетом положений п. 1 ст. 53 закона № 126 телефонный номер можно отнести к персональным данным в случае, если по номеру можно определить его принадлежность. Разумеется, по набору чисел сделать это нельзя. Соответственно, если нет совокупности данных, например номера телефона и имени, нельзя говорить о том, что номер телефона —это персональные сведения.

Электронная почта

Но необходимо учитывать и сам адрес, который может включать возраст, имя, дату рождения, место рождения и прочие сведения о владельце (например, ivanivanov1986@moskva.ru). В этом случае электронная почта относится к личным данным.

Как правило, личная информация собирается в совокупности. Например, при регистрации на каком-то сайте пользователь вводит не только адрес электронной почты, но и имя. В данном случае совокупность информации позволяет идентифицировать человека, соответственно, собираемые сведения однозначно можно отнести к персональным данным.

ИНН, СНИЛС, паспортные данные

В отношении перечисленных сведений ответ очевиден: они подлежат защите в соответствии с законодательством о персональных данных, поскольку прямо относятся к конкретным лицам. Такой вывод подтверждается и судебной практикой, например апелляционным определением Московского городского суда от 20.10.2014 по делу № 33-35747.

Номера ИНН, СНИЛС и паспортные данные однозначно позволяют идентифицировать конкретного человека.

Что нужно знать о сборе персональных данных, чтобы не нарушить закон?

Как правило, основанием для обработки персональных данных служит либо требование законодательства РФ, либо согласие на обработку персональных данных. Как показывают результаты последних проверок Роскомнадзора – основного регулятора в области защиты персональных данных в России, одной из распространенных ошибок компаний является неправильная организация сбора данных. Обычно проверяющие в этой области чаще всего фиксируют следующие типовые нарушения:

  • компании не всегда собирают все необходимые согласия на обработку персональных данных у субъектов персональных данных;
  • объем обрабатываемых персональных данных не соответствует заявленной цели обработки;
  • форма согласия не соответствует требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

До начала сбора персональных данных в организации важно определиться с целью их обработки: именно от этого будет зависеть весь процесс обработки персональных данных. Далее для выбранной цели определяется объем собираемых данных и срок их обработки

С решением последнего вопроса поможет Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Если же в нем не удастся найти необходимые документы, организация может определить срок обработки самостоятельно.

Самое важное мероприятие в организации сбора данных – это основание их обработки. Если объем персональных данных соответствует требованиям законодательства, в большинстве случаев получать дополнительное согласие не придется

Исключение составляют передача данных сторонним организациям, сбор дополнительных контактных данных для проведения маркетинговых мероприятий и другие случаи, оговоренные в нормативных актах. Если же объем персональных данных не соответствует требованиям законодательства РФ, необходимо получить согласие на обработку данных.

Существует несколько форм согласий: конклюдентное, письменное и иные (в форме галочки, по телефону и т. д.). Самый строгий тип согласия – в письменной форме, в законодательстве даже прописаны все случаи, когда их нужно получать. Среди них, например, обработка биометрических данных (), специальных категорий персональных данных () и т. п. Если же задача организации не попадает в список особых случаев, можно использовать согласие в другой форме.

По моему опыту сопровождения проверок, у каждой формы согласия есть свои плюсы и минусы: 

  Конклюдентное согласие Согласие в письменной форме Иные формы согласия
+ Легко получить (за исключением случаев, когда нужно согласие в письменной форме) При разработке и получении формы согласия по требованиям законодательства РФ регулятору не требуются дополнительные доказательства Как правило, допускается Роскомнадзором, что подтверждается проверками ведомства (за исключением случаев, когда необходимо согласие в письменной форме)
Не предусматривает каких-либо подтверждений получения. Ввиду отсутствия подтверждений может рассматриваться Роскомнадзором как нарушение требований Закона № 152-ФЗ

Форма согласия должна соответствовать требованиям ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

Для каждой цели нужно получать отдельное согласие, т.к. в ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ «цель» указана в единственном числе

Требуется сохранять подтверждение получения (например, лог-файл на сайте или запись телефонного звонка в случае обработки персональных данных) и доказывать факт наличия согласия при возникновении инцидента. Данные подтверждения могут храниться в течение длительного периода

Представители Роскомнадзора, как правило, рекомендуют учитывать требования ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

Подробные требования к содержанию согласия

Согласие должно включать в себя следующую информацию:

1) Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта персональных данных.

2) Контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес субъекта персональных данных)

3) Сведения об операторе персональных данных

Если оператором является юридическое лицо, то указывается: наименование, ИНН, ОГРН, а также адрес, указанный в ЕГРЮЛ

Если оператором является физическое лицо, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства или место пребывания.

Если оператором является индивидуальный предприниматель, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН, ОГРНИП. Адрес указывать не надо, как это следует из приказа, что странно. Я рекомендую указывать и адрес ИП.

4) Сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых будет осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными субъекта персональных данных

5) Цель (цели) обработки персональных данных

Формулировки цели или целей обработки персональных данных должны соответствовать положениям законодательства Российской Федерации, устанавливающим функции, полномочия и обязанности оператора, и (или) документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

6) Категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных

Заполнение соответствующего поля осуществляется применительно к конкретному субъекту персональных данных по следующему образцу:

  • общие персональные данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных);
  • специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
  • биометрические персональные данные (ДНК, радужная оболочка глаз, дактилоскопическая информация, цветное цифровое фотографическое изображение лица, голос, фотоизображение рисунка вен ладони, полученного в диапазоне, близком к инфракрасному, и иные сведения).

Указание специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных допускается в случае предварительного получения оператором, осуществляющим обработку персональных данных, согласия на обработку персональных данных в соответствии с требованиями статей 9, 10, 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

7) Категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов

Указанное поле заполняется по желанию субъекта персональных данных без ограничений со стороны оператора, осуществляющего обработку персональных данных.

Условия и запреты предполагают ограничение или запрет осуществления оператором действий по распространению и (или) предоставлению персональных данных неограниченному или определенному кругу лиц соответственно.

Дополнительно в Согласии могут быть указаны условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором, осуществляющим обработку персональных данных, только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных.

8) Условия, при которых персональные данные могут передавать только по внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников

9) Срок действия согласия

Должен быть отражен конкретный срок его действия: определенный период времени или дата окончания срока действия.

Не допускается указание на автоматическую пролонгацию срока действия Согласия, а также определение срока его действия путем установления бессрочного статуса или указания на событие, неизбежность наступления которого возможно в долгосрочной перспективе.

О согласиях на обработку персональных данных

Несколько целей в одном согласии

Разработан законопроект, который предусматривает совмещение нескольких целей в одной форме согласия. Как только он будет принят, РКН скорректирует свою позицию.

Пока же Роскомнадзор считает, что можно указать несколько целей в одном согласии только в некоторых случаях. Например, если происходит обработка биометрических данных, специальных категорий персональных данных, в случаях, если осуществляется трансграничная передача в страны, не обеспечивающие адекватную защиту данных.

Во всех других случаях оформления согласия в письменной форме должна быть указана одна цель.

Получение согласия на обработку персональных данных при заключении договора

Если обработка персданных осуществляется в соответствии с условиями договора и только для его исполнения, то согласие не требуется.

Но если в договор включаются положения, не связанные с его предметом, то на такие действия необходимо получать отдельное согласие на обработку персональных данных.

Например, в договор оказания услуг связи включаются положения о проведении исследований или на рассылку рекламы.

 Согласия на обработку персональных данных соискателя и близких родственников

Трудовым кодексом урегулированы отношения только между работодателем и работником и не охвачены вопросы поиска работы. Поэтому единственным правовым основанием для обработки персональных данных соискателей является его согласие.

Часто соискателю предлагается заполнить анкеты, в которых предусмотрены сведения о близких родственниках, но очень сложно получить согласия от самих родственников. В таких случаях рекомендуется все же убедить соискателя в необходимости получения согласия от родственников. 

Например, сообщить о необходимости проверки конфликта интересов.

Обработка персональных данных родственников сотрудника имеет ряд особенностей

Обработка персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированными формам, например, карточками Т-2, согласия не требует. Но на обработку ПД, которые не содержаться в типовых формах, но необходимы работодателю, требуется получать согласие.

Электронные копии согласий на обработку персональных данных

Сканы письменных форм согласий на обработку делать не запрещено. Но если есть электронные копии, то можно ли уничтожить оригинал на бумажном носителе?

Роскомнадзор рекомендует принимать во внимание положения процессуальных кодексов, где предусмотрено, что в случае рассмотрения судебного спора необходимо  предоставить суду подлинники письменных доказательств. Поэтому при принятии решения о замене оригинальных экземпляров на электронные копии, необходимо учитывать эти риски

Срок согласия на обработку персональных данных

По мнению Роскомнадзора срок согласия должен быть ограничен конкретным сроком или достижением цели обработки персональных данных, например, исполнением договора.

Если конкретный срок определить затруднительно, то рекомендуется обработку ПД ограничивать достижением цели обработки.

 Форма согласия на получение рассылки от иностранного сайта

Достаточно ли получения согласия в электронной форме в виде проставления галочки в  чек-боксе, если сайт или его администратор находятся за пределами РФ?

Роскомнадзор считает, что если сайт направлен на граждан России, то презюмируется, что он соблюдает требования национального законодательства России — в  частности, соблюдает правило локализации. Следовательно, такая форма выдачи согласия допустима.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector