Кто делает записи в трудовой книжке генерального директора

Оформление гендиректора: пошаговая инструкция

Законное оформление гендиректора позволяет избежать штрафов и проблем с контролирующими органами.

Прием на работу гендиректора подразделяется на эти этапы:

1. Проверка кандидата на предмет профессиональных ограничений.
2. Рассмотрение предоставленных документов.
3. Организация учредительного заседания, по результатам которого принимается соответствующее решение.
4. Ознакомление принятого директора с регламентом деятельности и локальными документами.
5. Оформление трудового соглашения.
6. Издание приказа о приеме специалиста.
7. Внесение данных в трудовую книжку.
8. Заполнение личной карты директора.
9. Извещение налоговой о том, что кадровый состав общества изменился.
10. Оформление акта о передаче дел.

Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Утверждение кандидата

Должность гендиректора является выборной. То есть процедура приема сотрудника отличается рядом нюансов. Соискатель утверждается в процессе заседания участников общества. Только при наличии решения, принятого на этом заседании, можно назначить директора на должность. Заключительное решение принимается на учредительном собрании по итогам изучения резюме соискателей, приложенных документов. Если резюме прислал только один кандидат, то принцип выборности не используется. В этом случае факт утверждения фиксируется в протоколе.

Документальное сопровождение

Для приема на работу у соискателя нужно обязательно запросить эти документы:

• Автобиографию.
• Копии страниц паспорта.
• Трудовую книжку.
• Копии свидетельства о получении образования.
• Пенсионное свидетельство.
• Военный билет.

Иногда работодатель может запросить дополнительные бумаги:

• Документ о прохождении медицинского осмотра.
• Характеристику с прошлого места службы.
• Свидетельство о присвоении налогового номера.

При приеме на работу гендиректора ему не нужно подавать заявление.

Заключение трудового соглашения

Между работодателем и гендиректором оформляется трудовой договор. В документе указывается эта информация:

• Перечень полномочий.
• Права и обязанности.
• Размер оклада.
• Ответственность при невыполнении условий.
• Внутренние правила распорядка.
• Обязательства.

Даже в том случае, если единственный учредитель исполняет роль гендиректора, нужно оформлять трудовое соглашение.

Приказ о приеме на работе

В дату вступления специалиста в должность нужно издать приказ о его приеме на работу. В документе содержится эта информация:

• Информация о специалисте.
• Дата выдачи документов.
• Основания назначения на должность (номер и дата протокола).

На документе проставляются подписи работодателя и сотрудника.

ВАЖНО! Гендиректор также должен проставить свою подпись на должностной инструкции и в договоре о материальной ответственности

Внесение информации в трудовую книжку

При вступлении специалиста в должность нужно внести запись в трудовую книжку. Занимается этим представитель кадрового отдела. Запись включает в себя эти реквизиты:

• Дату вступления в должность.
• Наименование должности.
• Номер документа, являющегося основанием приема на работу.

Запись вносится в обязательном порядке.

Извещение налоговой

Для уведомления налоговой нужно подать заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ. На заявление проставляется подпись директора. Извещение нужно направить в течение 3 суток с даты принятия на работу гендиректора. К заявлению прилагается копия паспорта специалиста, а также протокол учредительного собрания. Представители налоговой должны внести изменения в ЕГРЮЛ в течение 10 дней.

Оформление акта передачи дел

Акт передачи дел включает в себя эти сведения:

• Наименование общества.
• Информацию о председателе собрания.
• Дату и место оформления бумаги.
• Перечень передаваемых документов.
• Информацию о присутствующих при передаче лицах.
• Печать и подпись.

Акт составляется в двух экземплярах. Один из них передается гендиректору.

Оформление документов

Любое увольнение сопровождается оформлением документов, и в случае с расторжением трудового договора необходимо оформить и заполнить следующие акты:

• протокол общего собрания, на котором директор объявил о своем решении;
• само заявление об увольнении;
• оформление Приказа;
• составление уведомления для налоговой (для внесения сведений в ЕГРЮЛ) и иных органов и организаций;
• заполнение трудовой книжки и личной карточки.

Протокол общего собрания

заполняют протокол, в котором указываются:

• дата проведение собрания;
• причина увольнения директора со ссылкой на статью ТК РФ;
• количество лиц, проголосовавших «за» или «против» увольнения.

Последний пункт является формальностью, так как в действительности запретить руководителю покинуть свой пост никто не вправе.

Заявление

Заявление составляется в обычном порядке (подается на имя работодателя, указывается причина со ссылкой на ст. ТК РФ и т.д.), но с учетом отработки в 1 месяц.

Приказ

На основании протокола общего собрания и заявления директора, зарегистрированного отделом кадров, самим собственником или его секретарем, работодатель составляет Приказ об увольнении (по форма Т-8 или форме, установленной организацией при разработке первичных документов), в котором указываются:

• дата и место составления;
• ФИО и должность увольняющегося руководителя;
• основания увольнения (ссылка на заявление и норму ТК РФ);
• дата последнего рабочего дня;
• подпись собственника организации или иного уполномоченного лица.

Приказ об увольнении может составить и подписать сам увольняющийся директор.

Уведомление налогового органа и иных организаций

ФНС и его территориальные инспекции является органом, отвечающим за ведение Единого реестра юр.лиц, в соответствии с ФЗ № 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», и сведения о смене генерального директора или директора-учредителя всегда подлежат регистрации.

После этого налоговые органы самостоятельно уведомляют иные организации о внесенных изменениях.

Заполнение трудовой книжки и личного дела

Заполнение трудовой книжки производится в порядке, установленном Постановлением Минтруда России № 69:

• графа 1 – номер записи;
• графа 2 – дата последнего рабочего дня;
• графа 3 – причина увольнения со ссылкой на ч. 3 ст. 77 ТК РФ;
• графа 4 – ссылка на основание увольнения (личное заявление директора).

Сведения об увольнении вносятся и в личную карточку (основания, дата увольнения, ссылка на приказ).

Неверная запись в трудовой книжке об увольнении (неправильно указана дата или иные сведения)

Порядок, по которому необходимо вносить изменения в трудовую, установлен правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках…» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Пункт 30 Правил содержит требование о том, что в разделах книжки, содержащих требования о работе, переводе и последующем увольнении, не допускается зачеркивания внесенных ошибочно записей. По требованиям, содержащимся в данном пункте, внесение любых изменений производится только путем признания записи недействительной.

Пункт 1.2 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69, содержит подробный порядок внесения любых изменений в трудовую книжку. В частности, если сотруднику кадрового отдела необходимо внести какие-либо изменения в причину, по которой был уволен сотрудник, он должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что запись за определенным номером необходимо считать недействительной, и уточнить, по какой причине на самом деле уволен работник.

Данный пункт содержит определенный порядок, по которому запись признается недействительной:

1. В первой графе необходимо проставить точный порядковый номер, который следует за номером последней внесенной в трудовую книжку записи.
2. Во второй графе сотрудником кадровой службы указывается текущая дата.
3. В третьей графе необходимо сделать отметку вида «Запись № __ недействительна».
4. В последней графе обязательно указывается номер приказа о внесении изменений.
5. Далее вносится исправленная запись с указанием оснований, по которым она проставлена (графы 3, 4).

В пункте 38 Правил описывается, как поступить сотруднику кадрового отдела, если необходимо внести изменения в трудовую книжку, в которой уже нет места для записей. В книжку в таком случае должен быть вшит специальный вкладыш, оформление которого происходит по правилам, установленным разделом 5 постановления № 225.

Генеральный директор и директор

Директор – одна из важнейших должностей в любой организации. Его функции и обязанности составляют фундамент деятельности всей компании, которой он руководит. Человек на данной должности должен знать все о своем производстве. В разных компаниях или организациях существует свое высокопоставленное лицо:

• гендиректор,
• директор.

Говоря о генеральном директоре, можно подчеркнуть, что такая должность присутствует в компаниях негосударственного типа. То есть гендиректор является владельцем фирмы, акционером. Он может быть не единственным таким должностным лицом.

Гендиректор – главенствующая фигура, но ему требуется заместитель. В организации существует такое понятие, как подразделения, которые структурируют деятельность компании:

• отдел делопроизводства,
• отдел по продажам,
• канцелярский отдел,
• кадровая служба,
• бухгалтерский отдел,
• юридический отдел,
• отдел техконтроля и другие.

Эти подразделения должны осуществлять свою деятельность под строгим надзором и контролем. Поэтому в организации существует должность директора. Выполнение всех руководящих функций, отчет о проделанной работе вышестоящему лицу, стимулирование производительности – все это является обязанностями директора.

В государственных организациях не существует понятия гендиректора. Здесь осуществляется деятельность определенной сложной системы. И директор – это лицо, которое ведет наблюдение, контроль и подотчетность определенного производства, а не подразделения.

Полномочия гендиректора и директора

Руководящая должность гендиректора имеет свои особенные полномочия, которые определяются законом:

• осуществление деятельности от лица компании, представительство, совершение сделок,
• утверждение доверенностей на заместительство в этих вопросах,
• утверждение документов, приказов (на прием, перевод, отстранение, увольнение, поощрение, взыскания),
• подпись заявлений,
• подготовка к собранию акционеров,
• открытие данного мероприятия,
• подготовка списка участников и так далее.

Полномочия директора также определены законом:

• руководство на предприятии,
• организация положительной работы сотрудников,
• организация эффективности деятельности,
• пополнение рабочих кадров,
• способствование повышению уровня образования сотрудников,
• оформление документации и работа, связанная с ней и так далее.

Что говорит закон?

Как было сказано выше, ошибки в этом документе встречаются редко.

А их обнаружение должно сопровождаться обязательным исправлением, которое предусмотрено трудовым законодательством и правительственными постановлениями.

В частности, на возможность исправления указывает инструкция под номером 69, составленная в октябре 2003 года специалистами Министерства труда и социального развития.

При этом учитываются особенности хранения трудовых книг, отображённые в правительственном постановлении под номером 225, изданном в апреле 2003 года.

Все исправления должны вноситься с учётом требований, указанных в перечисленных нормативных документах.

Юридические основания для увольнения руководителя компании

Особый статус генерального директора компании определяет специфику остановки трудовых взаимоотношений с ним. Как уволить генерального директора с записью в трудовой, трактует законодательство.

Увольнение руководителя может повлечь за собой непредвиденные последствия, сбои в работе, потеря поставщиков, вплоть до остановки работы деятельности всего предприятия. В случае, когда директор считает себя незаконно уволенным или же процедура была проведена с нарушениями, он может не отдавать штамп и основные документы, что приведет к невозможности оформления и предоставления бухгалтерской отчетности, сотрудничеству с партнерами, заключению договоров поставки и прочих операций.

Поскольку директор имеет дополнительные полномочия, в отличие от других сотрудников, расторжение с ним трудовых отношений должно иметь правовые и конкретные основания.

Основания прекращения трудовых взаимоотношений с генеральным руководителем компании, временными и постоянными управленцами в хозяйственных обществах предусмотрены трудовым законодательством Российской Федерации, вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия. Исключением являются варианты:

• руководитель – это единоличный участник, учредитель, член компании, владелец имущества;
• в случае, когда управление осуществляется по договору иной организацией (управляющей) или индивидуальным предпринимателем.

Генеральный директор несет ответственность за деятельность компании, ее состояние и развитие, которые напрямую зависят от его как профессиональных знаний, навыков и умений, так и личных качеств, в том числе психологических. В процессе приема на работу руководителя, владельцы предприятия, как правило, знают о его способностях и качествах, имея определенные цели, которые он должен достичь в рамках своей должности. В случае, когда цели не реализованы, владельцы компании (акционеры, собственники, персонал) обязаны ликвидировать ошибку в наиболее краткие сроки. Зачастую возникают и другие причины увольнения управляющего компанией.

Что писать в соответствующей графе, если увольняется руководитель?

При внесении записи в трудовую книжку следует придерживаться правил:

• формулировка соответствует таковой в приказе;
• должна присутствовать ссылка на нормативный акт без сокращений и аббревиатур;
• допустимо использование чернил фиолетового, синего или черного цвета;
• запись производится на русском языке, но возможно дублирование на иностранном, если в РФ находится организация иной страны;
• исправления, помарки и зачеркивания не допускаются — при совершении ошибки делают отредактированную запись под следующим номером.

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении директора стандартный. Он регламентирован правилами, обозначенными в:

• Постановлении Правительства №225 от 16.04.03.
• Постановлении Минтруда №69 от 10.10.03.
• Ст. 66 ТК РФ.
• Письме Роструда №5205-6-0.

При оформлении трудовой данные вносятся во все графы раздела «Сведения о работе»:

• номер записи по порядку;
• дата в формате «дд.мм.гггг» (арабскими цифрами);
• основные сведения о прекращении трудовых взаимоотношений;
• документ, на основании которого вносится запись.

Ответственным за хранение и правильное оформление трудовых книжек выступает работодатель. При неверном заполнении документа директором-учредителем ответственность возлагается на него самого.

Подписывать трудовую книжку руководителя при увольнении вправе:

• лицо, заверявшее приказ о назначении;
• кадровый работник или гражданин, уполномоченный вести документацию;
• председатель совета учредителей, руководствуясь принятым решением;
• непосредственно директор (при отсутствии необходимости в собрании владельцев организации).

Удобно, когда ведением и оформлением трудовых книжек занимается уполномоченный сотрудник — обычно им выступает начальник кадровой службы.

Руководителю организации при расторжении трудового договора следует изучить информацию о том, какие выплаты полагаются ген.директору и какова ответственность директоров после увольнения.

По решению учредителя

Заполнение трудовой книжки об увольнении директора по решению собственников организации осуществляется стандартно, отличие может заключаться в основании расторжения договора и подтверждающей документации:

• Если процедура прекращения рабочих взаимоотношений с руководителем производится по решению учредителей, проставляется ссылка на п.2 ст.278 ТК.
• Если расторжение договора связано с банкротством, в трудовой указывается тот же законодательный акт (ст.278), но со ссылкой на пункт 1: «Трудовой договор прекращен в связи с отстранением от должности директора-должника в соответствии с законодательством о банкротстве, п. 1 ст. 278 ТК РФ».
• При увольнении в связи со сменой собственника регламентирующим законом выступает п.4 ч.1 ст. 81 ТК РФ.
• Если расторжение осуществляется по виновному основанию, проставляется ссылка на соответствующий пункт ст. 81 ТК: при невыполнении трудовых обязанностей — на пункт 10, в случае нанесения ущерба организации из-за принятия необоснованного решения — на пункт 9 и так далее.
• На практике встречается ситуация, когда с руководителем расторгается договор, чтобы сразу оформить новый с иным работодателем (перевод).

  Например, если учредителям принадлежат несколько предприятий и принято решение перевести директора из одного в другой. Тогда основанием указывается перевод (п.5. ч.1 ст. 77 ТК РФ).

В трудовой обязательно обозначается, кто был инициатором перевода. Если директор, в сведениях записывают «по просьбе работника», если учредители — «с согласия работника».

Образец записи в трудовой книжке об увольнение директора по решению учредителя:

По собственному желанию

Запись об увольнении по своему желанию вносит в трудовую книжку сам директор или уполномоченное лицо. Основание и регламентирующая его статья такие же, как при расторжении договора с рядовыми сотрудниками: «Уволен по собственному желанию, п.3. ст. 77 ТК РФ».

Подписывает документ непосредственно директор или уполномоченное лицо.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении директора ООО по собственному желанию:

Увольнение руководителя предприятия может осуществляться как по его инициативе, так и по решению учредителей. Важным моментом выступает правовое оформление процедуры, которая завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника. Формулировка в документе отражает основание увольнения директора и обязательно ссылается на законодательные и учредительные нормативные акты.

Условия назначения лица на должность генерального директора

Чтобы назначить определенное лицо генеральным директором, проводится несколько основных этапов:

1. Созыв общего собрания, где присутствуют все акционеры компании (ФЗ «Об ООО»).
2. Обсуждение кандидатуры и временных рамок, на которые избирается данное лицо.
3. Решение о назначении гендиректора.
4. Подписывается договор между работодателем (выбранным председателем) и генеральным директором.
5. Издание приказа, где проговаривается то, что генеральный директор заступает на пост.

Перед проведением собрания нужно уведомить его участников об этом заранее. Далее обязательно происходит их регистрация. Если человек не прошел регистрационный этап, то он не имеет места участника голосования. Личное присутствие на акционерном собрании необязательно, так как допускается участие назначенных представителей. Полномочия данных лиц определяются специальным документом (доверенностью).

Трудовой договор составляется и заключается в соответствии с законом, где требования по данному делу касаются всех (ст. 67-68 ТК России). В договоре должны отражаться следующие аспекты:

• место работы руководителя и посещаемые места в связи с должностным положением;
• должность и ее наименование, которые должны быть обязательно в штате;
• обязанности генерального директора;
• условия трудового режима, если они не совпадают с общими.

На ознакомление данного документа отводится не более трех дней в связи с общими правилами.

После совершения этих важных процедур нужно сообщить в налоговый орган о назначении лица генеральным директором и записать информацию в Единый государственный реестр юридических лиц.

Условия назначения лица на должность директора

Чтобы назначить человека директором, также необходимо:

1. Организовать собрание директоров (совет).
2. Обсудить выдвинутые кандидатуры на пост директора.
3. Провести голосование.
4. Запротоколировать все результаты.
5. Принять решение о назначении директора.
6. Составить трудовой договор с руководящим лицом (ст. 16 ТК России).
7. Подписать договор с двух сторон.

Если предприятие является унитарным государственным и муниципальным, то заключение договора – это право собственника предприятия.

Избрание и назначение на руководящую роль в компании может быть проведено и в пользу лица, которое не было участником органа управления. Лицо, которое определенное время исполняло обязанности директора, не должно назначаться на этот руководящий пост автоматически. Его кандидатуру тоже могут рассмотреть на собрании, и лишь после подавляющего большинства голосов в его пользу могут назначить директором.

Согласно ТК России, когда происходит составление трудового договора, то в это же время обговариваются условия испытательного срока. Это предпринимается, чтобы убедиться в соответствии человека занимаемой должности. Здесь обязательно соглашение между сторонами (ч. 1 ст. 70 ТК России). Несмотря на это, работника можно принять без временного испытания, если не существует сомнений в его компетентности. Такие же условия действуют и для назначения лица на руководящий пост.

Календарные числа, которые могут быть связаны с назначением лица на руководящий пост, часто не совпадают (избрание, заключение договора, вступление в свои обязанности).

при увольнении директора по решению собственника?

При увольнении руководителя организации по решению собственника выплата компенсации производится в том случае, если срабатывают положения ст. 181 или 279 ТК РФ.

Статьей 181 предусмотрены гарантии руководителю организации, его заместителям и главному бухгалтеру при расторжении трудового договора в связи со сменой собственника имущества организации. При этом новый собственник обязан выплатить указанным работникам компенсацию в размере не ниже их трехкратного среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, в силу ст. 181.1 ТК РФ коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовыми договорами либо решениями работодателя, уполномоченных органов юридического лица, собственника имущества организации или уполномоченных им (органов) не могут предусматриваться выплата работникам выходных пособий, компенсаций и (или) назначение им каких‑либо иных выплат в любой форме в случаях:

• увольнения по основаниям, которые относятся к дисциплинарным взысканиям (ч. 3 ст. 192 ТК РФ);
• расторжения трудовых договоров по установленным ТК РФ, другими федеральными законами основаниям, если это связано с совершением работниками виновных действий (бездействия).

Из статьи 279 ТК РФ следует, что при расторжении трудового договора с руководителем организации ему выплачивается компенсация в размере, определяемом трудовым договором, но не ниже трехкратного среднего месячного заработка, если соблюдаются такие условия:

• решение о прекращении трудовых отношений принято уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) (п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ);
• отсутствуют виновные действия (бездействие) руководителя (если основание для увольнения связано с совершением работником виновных действий (бездействия), компенсация выплачена быть не может – см. также ст. 181.1 ТК РФ);
• не срабатывают исключения, предусмотренные Трудовым кодексом.

Кроме того, при выплате компенсации в связи с увольнением директора по решению собственника коммерческой организации необходимо соблюдать ограничения размера выплаты, установленные ст. 349.3 ТК РФ, если организация является хозяйственным обществом, более 50 % акций (долей) в уставном капитале которого находится в государственной или муниципальной собственности, государственным или муниципальным унитарным предприятием. Руководителям таких компаний при их увольнении по решению собственника компенсации, предусмотренные ст. 181 и 279 ТК РФ, должны выплачиваться в размере трехкратного среднего месячного заработка. Иные выплаты в связи с увольнением руководителя по решению собственника перечисленных юридических лиц (помимо компенсации в размере трехкратного среднего месячного заработка) сделаны быть не могут, поскольку совокупная сумма выплат не может превышать трехкратный средний месячный заработок такого работника. Но нужно помнить, что при определении данной совокупной суммы не учитывается размер следующих выплат:

• причитающаяся работнику зарплата;
• средний заработок, сохраняемый в случаях направления работника в служебную командировку, на профессиональное обучение или получение дополнительного профессионального образования с отрывом от работы, в других случаях, в которых в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, за работником сохраняется средний заработок;
• возмещение расходов, связанных со служебными командировками, и расходов при переезде на работу в другую местность;
• денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ);
• средний месячный заработок, сохраняемый на период трудоустройства (ст. 178 и 318 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации такая выплата руководителю не назначается. А компенсационные выплаты, установленные ст. 181 и 279 ТК РФ, не относятся к суммам выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства (Письмо Минфина РФ от 08.10.2018 № 03‑15‑06/72219).

К сведению:

Статья 279 ТК РФ, применяемая в установленных законом случаях в системной связи со ст. 349.3, направлена на обеспечение соблюдения баланса частных и публичных интересов при реализации собственником имущества организации (лицом или органом, уполномоченным им) права на увольнение руководителя организации по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ. Поэтому данная норма не может расцениваться как нарушающая права руководителя. Такие выводы озвучены в Определении КС РФ от 26.01.2017 № 35‑О.