Справки с места работы: виды и сроки выдачи

Инструкция по оформлению справки о подтверждении трудового стажа

1. Бывший или действующий работник приходит в кадровую службу.
2. Пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку о подтверждении стажа.
3. К заявлению прилагается копия трудовой книжки и паспорта (при наличии).
4. В течение 15 дней работник кадровой службы должен произвести действия по подготовке такой справки.

1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДАННЫХ:

1. В идеальном варианте гражданин предоставляет в кадровую службу запрос из пенсионного фонда.
2. В архиве организации (при наличии) находите все документы, имеющиеся в наличии по данному работнику. К ним относятся: личная карточка работника, приказы по личному составу, лицевые счета.
3. Собрав все необходимые документы, Вы начинаете оформлять сам документ.

Пример запроса, согласно пункта 1 порядка подготовки данных

2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ:

Справка оформляется на фирменном бланке организации, либо на белом листе бумаги формата А4 с проставлением углового штампа. На бланке или штампе должны быть обязательные реквизиты, в которых содержится полное наименование организации, его юридический и почтовый адрес, контактные телефоны.
Справка должна быть номерной, поэтому проставляем дату выдачи справки и ее номер регистрации в журнале выдачи справок.
Начало текста справки должно содержать полные фамилию, имя, отчество обращающего, его полную дату рождения. Для тех, кто по каким-либо причинам менял фамилию, необходимо в справке это указать. Эти данные мы переносим с документа, удостоверяющего личность. Информацию о смене фамилии, имени, отчестве вносится на основании иных документов (свидетельство о браке и т.п.)
Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.
Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.
Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.
Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.
Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные Постановлением от 26 января 1991 г. N 10 Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.
Если организация ранее имела иные наименования, то далее указываем все предыдущие наименования, а так же основания, из-за чего были изменения.
Справка о переименованиях может иметь статус отдельного документа, выполненного на фирменном бланке

Образец справки смотрите ниже.
Далее пишем основания, по которым выдана справка, а так же цель справки.
Далее справка подписывается тремя должностными лицами: руководителем, начальником отдела кадров, главным бухгалтером.
Далее справка заверяется \»круглой\» печатью организации.Обратите внимание, у кого есть печать отдела кадров, лучше ей такой документ не заверять.

Справка готова к выдаче.
Делаем копию справки и вкладываем ее в папку копий выданных справок.
При получении справки гражданин, ее заказавший, расписывается в журнале выдачи справок.  

Примеры документов, согласно пункта 2 порядка подготовки данных

Пример оформления \»шапки\» справки (пункты 1,2  порядка оформления справки):

Пример начала текста справки (пункт 3 порядка оформления справки без смены фамилии):

Пример начала текста справки (пункт 3 порядка оформления справки со сменой фамилии):

Пример по пункту 4,5 порядка оформления справки:

Пример описания трудовой деятельности по пункту 6 порядка оформления справки:

Пример описания трудовой деятельности по пункту 7 порядка оформления справки:

Пример описания трудовой деятельности по пункту 8 порядка оформления справки:

Пример описания переименований по пункту 9 порядка оформления справки:

Пример справки о переименования их наименований по пункту 10 порядка оформления справки:

Пример описания оснований выдачи справки по пункту 11 порядка оформления справки:

Пример оформления справки по пункту 12 порядка оформления справки:

Пример полностью оформленной справки.

На этом образце отсутствуют печать, фамилии  и подписи должностных лиц. 

Это всего лишь образец для наглядности.

Вам обязательно понравится:

• Государство Помогает, Но Не Всем. Кому Полагаются «Путинские Выплаты» В 2020 Году
• Караулов Рассказал О Государственной Тайне. Дети Министра Живут В Америке
• Почему Ненавидели Медведева При Его Правлении Россией?
• Верховный Суд — Кому Положена Новая Квартира, Если Дом Сносят
• Бюджет Страны Успешно Пополняется Штрафами Граждан Без Масок. Контроль Могут Ужесточить

Правила подсчета и порядок подтверждения страхового стажа

При подсчете страхового стажа периоды работы на территории  РФ могут устанавливаться на основании показаний двух или более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух или более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается.

Работа за пределами РФ подтверждается документом территориального органа ПФР об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, если иное не предусмотрено законодательством или международным договором РФ. К уплате страховых взносов приравнивается уплата ЕСН и единого налога на вмененный доход.

Периоды работы до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица устанавливаются по документам о работе, службе, учебе и другой общественно-полезной деятельности. Документы должны быть оформлены надлежащим образом, иметь подписи руководителей, печати и пр.

Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Время работы лиц, занимавшихся индивидуальной трудовой деятельностью на основании регистрационных удостоверений или патентов, устанавливается по справкам финансовых органов или архивных учреждений; а лиц, работавших на условиях индивидуальной или групповой аренды, – по справкам государственного фонда социального страхования. С 01.01.1991 г. время работы указанных лиц подтверждается по справкам об уплате страховых взносов в ПФР.

Время ухода за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или лицом, достигшим 80 лет, определяется на основании: заявления, паспорта лица, осуществляющего уход, документов, удостоверяющих продолжительность нахождения на инвалидности и возраст и др. Время ухода за ребенком до трех лет устанавливается по свидетельству о рождении, выписке из паспорта, свидетельству о браке и другим документам.

Содержание под стражей, пребывание в местах заключения, ссылке (спецпоселении) реабилитированных граждан подтверждается справками управлений внутренних дел.

Периоды творческой деятельности членов творческих союзов, не состоящих в штате организаций, подтверждаются справкой организации-заказчика произведения об уплате с суммы гонорара обязательных платежей в ПФР.

Периоды деятельности частных детективов, нотариусов, адвокатов и других лиц, самостоятельно обеспечивающих себя работой, устанавливаются по документам ПФР или налогового органа об уплате ЕСН и взносов в ПФР.

К заявлению об установлении страхового стажа по свидетельским показаниям должны быть приложены:

• документ государственного (муниципального) органа, подтверждающий дату, место и характер стихийного бедствия;
• документ работодателя или государственного (муниципального) органа, подтверждающий факт утраты документов о работе в связи с указанным стихийным бедствием и невозможность их восстановления;
• справка архивного учреждения или государственного (муниципального) органа, подтверждающая факт отсутствия архивных данных о периоде работы, устанавливаемом по свидетельским показаниям.

Если причиной утраты документов о работе является их небрежное хранение, умышленное уничтожение или другие подобные причины, то страховой стаж устанавливается по показаниям двух или более свидетелей, работавших с заявителем у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за указанный период. Продолжительность страхового стажа в данном случае не может превышать половины стажа, необходимого для назначения трудовой пенсии.

Что такое советский стаж

Весь период трудовой деятельности, который используется для расчета пенсии конкретному лицу, можно условно поделить на несколько интервалов. Каждый из них имеет свои способы подтверждения отработанного времени:

• До 1992 г. – период СССР. Стаж тут определяется на основании записей трудовой книжки. При необходимости предоставляются справки из архива и другие подтверждения.
• 1992-2001 гг. – интервал, когда в РФ не применялись страховые взносы. Доказательство производится аналогично предыдущему пункту. При этом, учитывая смену экономической формации при распаде СССР, частые изменения законодательства, неустойчивость организаций и нарушение правил кадрового документооборота, формирование пакета документов для подтверждения стажа может представлять большие трудности.
• 2002-2014 гг. – время, когда централизованно стали учитываться пенсионные взносы работодателя на формирование страховой пенсии сотрудников. Так как Пенсионный фонд России располагает данными об этих перечислениях, подтвердить стаж для этого периода нетрудно.
• После 2015 г. – расчет пенсии производится в зависимости от ИПК гражданина. Для этого периода времени база ПФР содержит все необходимые сведения о времени и месте работы каждого застрахованного лица, поэтому никаких дополнительных доказательств не требуется.

Первые два пункта списка являются самыми проблемными для подтверждения трудовых периодов при пенсионных расчетах. Условно этот стаж называют «советским», хотя хронологически он продлевается еще на 10 лет после распада СССР до 2001 года.

Следует знать, что помимо времени, когда гражданин был трудоустроен, его трудовая биография может содержать и нестраховые интервалы.

Они тоже учитываются при расчете пенсии и влияют на ее размер, вне зависимости от того, относятся к «советскому» периоду или более позднему времени. Например, к нестраховым интервалам относят:

• Время ухода за ребенком до 1,5 лет (актуально не только для матери, но и для любого другого человека, занимавшегося таким присмотром – отца, бабушки и др.).
• Армейская служба для призывников.
• Уход за инвалидом I группы.

Где получают справку?

При увольнении работник может поинтересоваться, где взять справку о северных надбавках и о северном коэффициенте. Получить справку можно вместе с остальными «трудовыми» документами работника при увольнении. Если справку не подготовили, то нужно обратиться непосредственно к руководителю от работодателя или начальнику своего структурного подразделения.

Как правило, такая справка подготавливается сотрудником бухгалтерии или отдела кадров. Реже, когда предприятие большое, на северных надбавках «сидит» отдельный работник. Подписывается справка лицом, которое её составило, и руководителем организации.

Справка о подтверждении стажа работы в организации для ПФР

Ещё одна трудность возникает перед гражданами, когда требуется подтвердить стаж работы в уже не существующей организации. Для этого следует обратиться в налоговые органы. Где выяснить, имеется ли у закрывшейся организации правопреемник. Также возможно, произошла процедура слияния компании с другой организацией. В такой ситуации вся архивная документация должна находится в данных организациях.

При отсутствии компании-правопреемника данные о бывших работниках должны находиться в архиве. В зависимости от уровня подчинения предприятия, вся его документация при ликвидации передаётся в муниципальный или в региональный архив. Сведения о том, куда были переданы все архивные бумаги закрывшегося предприятия можно получить в той же налоговой службе.

В некоторых ситуациях требуется специальная справка, содержащая сведения о длительности стажа гражданина.

К ним относится:

• в процессе трудоустройства, если у гражданина по разным причинам отсутствует трудовая книжка, но он желает доказать, что уже трудился определенное время на конкретной должности;
• при оформлении пенсии, если гражданин достигает возраста, когда может выйти на отдых;
• при расчете пенсии, так как любой человек на основании информации о стаже может узнать, сколько средств он будет получать в будущем.

Зачем нужен для расчета пенсии

Согласно действующему законодательству, получение права на страховую пенсию возможно при одновременном соответствии кандидата следующим критериям:

• Наступление установленного возраста (это 55,5 лет для женщин и 60,5 – для мужчин, здесь и ниже по списку приводятся требования для 2019 года).
• Наработка необходимого страхового стажа (10 лет).
• Наличие требуемой величины Индивидуального пенсионного коэффициента (16,2 пенсионных балла).

В действующем законодательстве отсутствуют требования к продолжительности общего стажа (то есть, учитывающего и интервалы ранее 2002 года – времени, когда граждан стали регистрировать в системе обязательного пенсионного страхования). При этом при учете «советского» периода работы гражданин получает определенные преимущества при назначении пенсии и/или определении ее размера. Сюда относятся:

• Досрочный выход на заслуженный отдых. К примеру, мужчинам при 15-летней отработке на Крайнем Севере требуется и общая выработка 25 лет. Для этой ситуации годы из «советского» стажа могут иметь решающее значение при подтверждении права гражданина на льготную пенсию.
• Получение доплаты к пенсионным выплатам при выработке установленного количества лет в некоторых отраслях. Например, имея 30-летний интервал труда в сельском хозяйстве, работник получает право на 25-процентную доплату к пенсии.
• Предоставление дополнительных пенсионных баллов за счет учета нестраховых периодов (например, армейской службы).
• Начисление прибавки к пенсии из-за валоризации – разового увеличения пенсионных выплат в установленных законом случаях, если у гражданина есть возможность подтвердить трудовой стаж СССР.

• 4 важных изменения ждут пенсионеров с 2021 года
• Силденафил С3
• Кот манул

Порядок подтверждения периодов работы

Базовым нормативно-правовым актом, регулирующим эту процедуру, является Федеральный закон №173-ФЗ «О трудовых пенсиях» от 17.12.2001. Сам порядок рассмотрен в статье 13, где говорится, что:

1. Для лиц, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования (а это все граждане, официально оформленные на работе с 2002 года), документального подтверждения стажа после получения страхового свидетельства не требуется. Трудовые периоды для данного случая включаются в пенсионный расчет на основании информации индивидуального учета Пенсионного фонда России.
2. Периоды до 2002 года могут быть подтверждены документами, полученными непосредственно по месту работы, в архиве или других государственных (муниципальных) организациях.
3. В случае, если по месту выдачи документация не сохранилась по не зависящим от работника причинам (уничтожена при пожаре, наводнении и др.), то в качестве доказательства принимаются показания 2-х и более свидетелей.

Получаем документ о стаже работы

Когда понадобилось получить справку о трудовом стаже, важно сразу разобраться, куда лучше обратиться. Это позволит собрать нужные сведения в полном объеме, не обременяя понапрасну ни себя, ни других людей

Желательно также уточнить, как правильно составить такой запрос, чтобы не пришлось обращаться повторно.

Где и как получить

Не существует ни единого образца справки о стаже, ни единого способа ее получения. Обязательным элементом процедуры полагается письменное обращение. Однако практика небольших компаний показывает, что достаточно бывает и устной просьбы.

Существует вероятность, что запрашиваемые сведения были отправлены в государственный архив. Тогда придется адресовать прошение в архив города, где протекала деятельность заявителя.

В случае реорганизации компании придется иметь дело с ее правопреемником.

Если работодатель утратил сведения о занятости сотрудника, то восстановление придется проводить в судебном порядке.

Документ от организации

Лицу, продолжающему трудиться, справка о подтверждении стажа достанется проще всего. Достаточно обратиться с просьбой об этом к секретарю организации. Для написания заявления секретарь еще и подложит пример с места работы, чтобы было проще.

Бывшему сотруднику придется прийти с паспортом и попросить секретаря завизировать копию заявления. Тогда можно быть уверенным, что документ зарегистрирован и не затеряется.

Для составления ответа в кадровом отделе организации воспользуются копией трудовой книжки, полученной при оформлении сотрудника на работу.

Как получить документ из Пенсионного фонда РФ?

Если кадровики организации столкнулись с затруднениями при исчислении сроков занятости сотрудника, то могут воспользоваться базой данных ПФР. Ведь там содержатся сведения об отчислениях в ФСС, относящихся к застрахованному работнику.

Направляется запрос в территориальное отделение ПФР и в случае, когда по какому-то периоду данные о занятости подтверждаются только свидетельскими показаниями. Его понадобится подкрепить документами, свидетельствующими об утрате прочих подтверждений трудовой деятельности.

Если работодатель не удовлетворил запрос должным образом, то сотрудник обращается в ПФР самостоятельно, избрав удобный способ:

• посещение территориального отделения или МФЦ;
• онлайн-оформление на официальном сайте ПФР или портала госуслуг.

Бесплатный документ с данными, начиная с 2002 года, предоставят в десятидневный срок, используя форму СЗИ-6. Она отображает текущее состояние, в котором находится индивидуальный лицевой счет застрахованного работника.

Как оформляется заявление

Пишут его на имя руководителя, придерживаясь правил, присущих делопроизводству. Не помешает попросить образец заполнения документа.

Пример заявления

Он может выглядеть так, с отображением в правой верхней части данных адресата и заявителя

Важно четко изложить причину направления запроса

В какие сроки предоставляется справка

Чтобы отправить данные по сотруднику относительно сроков работы в Пенсионный фонд, работодателю отводится ст. 62 ТК три дня, как и для ответа на всякие прочие запросы. Срок получения ответа возрастает до десятидневного, если заявитель ожидает его от ПФР. Из архива ответ поступит в течение 10-30 дней.

Сколько действует готовая справка

На нее срок годности не распространяется, так как данные о прежнем трудоустройстве не изменятся. А вот сведения о заработной плате придется обновлять, так как она меняется.

Суд может признать документ недействительным:

• при наличии помарок, исправлений;
• при отсутствии обязательных реквизитов.

Функциональное назначение

Справка о стаже трудовой деятельности может потребоваться в следующих ситуациях:

• для передачи в гос. организации;
• для передачи в органы соц. защиты;
• при оформлении кредита/займа в банковской/кредитной организации и пр.

Подтверждение необходимо тогда, когда информация, представленная в трудовой книжке:

• содержит поправки, искажения и ошибки;
• не заверена печатью;
• написана нечитаемо или малоразборчиво;
• неполная и отсутствуют все записи о работе и пр.

Данный документ выступает в качестве подтверждения таких фактов о профессиональной деятельности работников, как:

• величина заработной платы;
• занимаемая должность;
• трудовой стаж;
• опыт работы и пр.

Нюансы, которые могут возникнуть при получении

Основным документом выступает трудовая книжка, именно в ней фиксируют время официального трудоустройства. Справка о трудовом стаже оформляется при получении первого опыта работы и используется на протяжении всего срока жизни. Книжка является важным доказательством, которое не может игнорировать ПФР.

Трудовой договор

Стоит отметить тот факт, что трудовая книжка содержит не только количество отработанных дней, но и то, в какой должности работал человек, а также в ней описаны причины увольнений. Существуют и другие документы, которые могут установить срок периода работы, но они не всегда являются доказательством. Поэтому их предъявление не гарантирует положительного результата. К таким бумагам можно отнести:

• трудовой договор, заключенный с фирмой;
• бумаги, которые подтверждают отчисления для пенсионного фонда и налоговой;
• ведомости по заработной плате;
• выписки, сделанные из приказов руководства фирмы;
• выписки из архива и военкомата.

Обратите внимание! Перечисленные выше документы выступают хорошим доказательством для подтверждения периода труда, поэтому они могут стать основанием для начисления выплат по пенсии. Рассматриваться выписки и справки будут только тогда, когда трудовая книжка имеет определенные неточности

ПОДРОБНОСТИ: Характеристика с места работы

Выписки из архива и военкомата

Когда у сотрудника отсутствует трудовая книжка, период работы придется подтверждать множеством дополнительных документов. Бывают случаи, когда собрать бумаги не удается, так как предприятие было ликвидировано, а весь его архив уничтожен. Тогда гражданин обращается в налоговую и фонд страхования, чтобы получить выписки о регулярных перечислениях. Если представить справку о стаже работы по образцу нет возможности, на помощь придут свидетельские показания.

Если справка о страховом стаже необходима, но получить ее из архива нет возможности, то гражданину придется обратиться к свидетельским показаниям. Когда такая мера не помогает, следует подать иск на ПФР. При каждом из этих случаев необходимо иметь не менее двух свидетелей.

В самом процессе сбора информации о своем трудовом стаже особых сложностей возникать не должно. Если Вы действительно являетесь бывшим работником определенной организации, если у Вас есть паспорт гражданина РФ, и если Вы написали официальное заявление, то Вам обязательно должны предоставить нужные данные.

Но что же делать, если фирмы, в которой Вы раннее работали, больше не существует? Решение этого вопроса будет весьма несложным: Вам необходимо обратиться в соответствующий архив своего города, в котором сохраняется вся документация бывших организаций. Напишите заявку, подтвердите свою личность, и Вам обязательно помогут с выдачей справки о Вашем стаже.

Если фирма меняла свое название, то этот факт также должен быть указан в предоставляемой справке, иначе могут возникнуть проблемы с идентификацией учреждения в фонде. Это говорит о том, что процедуру выдачи и получения справки необходимо будет производить повторно.

В составлении и получении бумаги, подтверждающей стаж бывшего работника, нет ничего сложного и замороченного. Заявитель обращается с официальной просьбой в предприятие, где ему в течении трех дней должны предоставить готовый документ, который подтверждает факт его трудового стажа. Сроков давности данная справка не имеет.