Как проводится аудит в сфере закупок

Содержание проверки

1. Количество контрольных мероприятий.
2. Количество выданных предписаний, обращений, направленных в правоохранительные и контрольные органы.

Также фиксируются нарушения в:

• организации заказа (контрактные службы, комиссии, специализированные организации, централизованные заказы, совместные конкурсы и аукционы, общественное обсуждение);
• планировании заказов;
• документации (требования к участникам, к объекту, признаки ограничения доступа к информации, содержание извещения и документации, размер авансирования, обязательные условия в проекте контракта, порядок оценки заявок и установленные критерии, преимущества отдельных участников);
• заключенных контрактах (соответствие договора документации и предложению участника, сроки заключения, обеспечение исполнения);
• проведении конкретной процедуры (обеспечение заявок, антидемпинговые меры, обоснованность допуска (отказа в допуске) участников, применение порядка оценки заявок, протоколы);
• исполнении договора (законность внесения изменений, порядок расторжения, экспертиза результатов, отчет о результатах, своевременность действий, соответствие результатов установленным требованиям).

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .

Содержание аудита

Сроки проведения плановых проверок определяются ежегодными графиками. Законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ установлено, что контролеры обязаны уведомить организацию о плановой проверке не позднее чем за три рабочих дня до ее начала, внеплановой — не позднее чем за 24 часа.

В ходе мониторинга аудиторы используют данные из открытых источников, а также запрашивают материалы у должностных лиц проверяемой организации. За непредоставление запрашиваемых сведений либо предоставление заведомо ложной информации законодательством установлена административная и уголовная ответственность.

Заказчику нужно быть готовым предоставить документы, подтверждающие правомерность своих действий в ходе закупочной деятельности:

• документы-обоснования потребности в определенных товарах, работах, услугах;
• порядок формирования НМЦК;
• положение о нормировании;
• оригиналы контрактов;
• отчетные документы по оплаченным контрактам и другое.

Особое внимание контролеры обращают на тендеры, проводимые неконкурентными способами

Результаты проверок

Результаты аудиторских проверок оформляются в форме соответствующих документов (заключения или акта) следующего содержания:

1. Сколько контрольных мероприятий было проведение.
2. Какая сумма заказа оценивалась.
3. Сколько денежных средств были признаны неэффективными и нерезультативными вследствие нецелесообразного расходования бюджетных средств.
4. Сколько предписаний и обращений было выдано в органы контроля и проверки.

Аудиторы обязаны зафиксировать все нарушения требований заполнения закупочной документации, этапов проведения процедуры, качественных и количественных характеристик, планирования, сроков заключения, составления и подписания контракта, внесения обеспечения, принятия антидемпинговых мер и так далее.

Стоит отметить, что результаты оформляются в письменной форме. После ознакомления руководитель организации обязан дополнить документ своими возражениями и пояснениями. В случае несогласия с результатами аудиторской проверки руководитель обязан обосновать свои действия или их отсутствии.

При выявлении нарушений аудиторами направляется соответствующее предписание заказчику о скором устранении, а также информация в Антимонопольную службу, прокуратуру, Налоговую службу, Казначейство. Кроме того, сведения по результатам мониторинга направляются в региональные или муниципальные органы власти. Отчетная документация в обязательном порядке публикуется в ЕИС.

Важно знать, что закупка может быть признана необоснованной. Заказчик имеет право это обжаловать в судебных инстанциях и представительных органах власти

Подробный вебинар по системе мониторинга, контроля и аудита в сфере закупок представлен ниже на видео.

Программа курса

1-й день

• Нормативные правовые акты, принятые в развитие законодательства, регулирующего закупки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд. Обзор последних изменений законодательства в сфере закупок. Применение Гражданского кодекса Российской Федерации, Бюджетного кодекса Российской Федерации в контрактной системе.
• Нормативные правовые акты, которые должны быть приняты в регионах РФ, муниципальных образованиях.
• Государственный и муниципальный контроль и надзор. Функции государственного и муниципального контроля Органы, осуществляющие контроль в контрактной системе. Контрольные мероприятия, осуществляемые контрольными органами.
• Субъекты контроля в контрактной системе: заказчик, уполномоченный орган, уполномоченное учреждение, специализированная организация, участники закупок, органы по регулированию контрактной системы, контрольные органы и иные субъекты.
• Права и обязанности субъектов контроля в контрактной системе.
• Финансовый контроль. Порядок создания (наделения полномочиями) и организации их деятельности, виды проверок, осуществляемых контрольными органами. Основные нарушения в действиях субъектов контроля при осуществлении закупок.
• Ведомственный контроль. Порядок создания (наделения полномочиями) и организации их деятельности, виды проверок, осуществляемых контрольными органам. Основные нарушения в действиях субъектов контроля при осуществлении закупок.
• Контроль, осуществляемый заказчиком. Организация деятельности, виды проверок.
• Органы, уполномоченные на осуществление контроля. Порядок создания (наделения полномочиями) и организации их деятельности, виды проверок, осуществляемых контрольными органами.
• Порядок согласования заключения контрактов.
• Порядок рассмотрения жалоб на действия субъектов контроля при осуществлении закупок. Практика ФАС.
• Аудит в сфере закупок, методика Счетной палаты РФ по проведению аудита. Основные нарушения в действиях субъектов контроля при осуществлении закупок.
• Система общественного контроля. Общественное обсуждение закупок.
• Деятельность субъектов контроля, подлежащая контролю.

2-й день

• Цели и обоснованность закупок. Планирование, нормирование и обоснование закупок. Основные нарушения в действиях заказчика при планировании, обосновании и нормировании закупок.
• Методы расчета и обоснования. Случаи и порядок применения методов.
• Основные нарушения заказчиков при разработке извещений и /или документации о закупке. Обзор судебной и административной практики.
• Требования к заявкам на участие в закупке. Состав сведений и документов.
• Основные нарушения в действиях комиссии, допускаемые при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
• Понятие государственного (муниципального) контракта (гражданско-правового договора). Обязательные условия контракта. Порядок и сроки заключения контракта.
• Порядок заключения контракта при установлении преимуществ организациям инвалидов и учреждениям уголовно-исполнительной системы.
• Требования к приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги. Случаи и порядок привлечения независимых экспертов (экспертных организаций).
• Соответствие использования поставленного товара, выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги целям осуществления закупки.
• Своевременность, полнота и достоверность отражения в документах учета поставленного товара, выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги.
• Основания и порядок оплаты выполненных работ, оказанных услуг. Основные нарушения в действиях объектов контроля.
• Основания для изменения контракта. Расторжение контракта. Односторонний отказ от исполнения контракта.
• Порядок и случаи применения мер ответственности по контрактам.
• Отчетность в контрактной системе. Отражение сведений о закупках в отчетности. Основные нарушения в действиях субъектов контроля при осуществлении закупок при исполнении контрактов.
• Административная ответственность за нарушение в сфере закупок. Составы правонарушений. Квалификация правонарушений. Обжалование постановлений о наложении штрафа.

От чего зависит эффективность системы закупок?

Даже если владельцу бизнеса или начальнику отдела закупок кажется, что система работает как часы, скорее всего, аудит поможет сократить издержки хотя бы процентов на 10. Чаще же мы видим ситуацию, когда внедренные изменения повышают эффективность системы закупок на 25–30 %.

• прогнозировании потребностей в товаре;
• процессе формирования, размещения и исполнения заказов;
• пуле поставщиков и их условиях;
• неверной системе прогнозирования;
• неподходящей системе управления запасами.
• системе ценообразования;
• системе категорирования ассортимента, ассортиментной матрице и управлении ей;
• системе распределения товарных запасов…

Даже незначительные недочеты на каждом из этих этапов вместе складываются в ощутимые суммы, которые компания теряет или недополучает каждый месяц.

Контроль со стороны Антимонопольной службы

ФАС является федеральным органом исполнительной власти, на который с 2013 года возложена контрольная функция в системе закупок. Служба контролирует соблюдение требований закона в обычных процедурах, а также в торгах по гособоронзаказу. Информация о проверках ФАС публикуется в ЕИС.

В ходе контрольных мероприятий представители Антимонопольной службы могут:

• составлять протоколы;
• рассматривать дела;
• выдавать предписания;
• обращаться в правоохранительные органы и суд.

При этом в отношении определенных решений специалистов заказчика плановая либо внеплановая проверка проводиться не может. К ним относятся:

1. Характеристики товары — качественные, экологические, функциональные.
2. Квалификация участников и их работников.
3. Наличие у участника ресурсов, необходимых для исполнения контракта.
4. Репутация.
5. Опыт работы.

Также Антимонопольная служба контролирует работу ЭТП. Периодичность проведения проверок планового характера — один раз в полгода, внеплановых — по необходимости.

Преподаватели

Миллэй Ольга
Преподаватель по госзакупкам

Эксперт-практик в сфере размещения госзаказа Стаж преподавательской работы — 7 лет.
Автор ряда статей и публикаций о государственных закупках. Обладает большим стажем практического сопровождения конкурсов и проведения экспертиз правомочности, правоспособности и финансовой устойчивости конкурсных заявок.
Является разработчиком курсов, методических материалов, учебных материалов, заданий и тестов по курсу «Управление государственными и муниципальными закупками».

Эксперт-практик в сфере размещения госзаказа Стаж преподавательской работы — 7 лет.

Автор ряда статей и публикаций о государственных закупках. Обл…

Как проходит аудит госзакупок

Аудит в сфере закупок — это независимая проверка деятельности заказчиков с целью анализа и оценки проведенных заказов, которую выполняют контрольные ведомства.

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Основные понятия

Аудит в сфере закупок представляет собой экспертно-аналитическую и информационную деятельность, которая проводится путем проверки и оценки сведений по конкретной закупке. Ведомствами аудит проводится по ФЗ-44 и охватывает все этапы закупочной деятельности заказчика, а именно: этап планирования, осуществления закупок, заключения и исполнения договора.

Планируемые к заключению, заключенные и исполненные контракты подлежат анализу в части расходования денежных средств. Рассказываем, по каким критериям в аудите оцениваются соблюдение участниками контрактной системы в сфере закупок законодательства РФ контрольными ведомствами:

• законность;
• целесообразность;
• обоснованность;
• своевременность;
• эффективность;
• результативность.

Другими словами, что подлежит оценке при проведении аудита в сфере закупок: выполнение условий контрактов по срокам, объему, цене, количеству и качеству приобретаемых товаров, работ, услуг, порядок ценообразования и эффективность системы управления контрактами.

Кто проводит

Контрактное законодательство разъясняет, кем осуществляется аудит в сфере закупок по 44-ФЗ (ч. 1 ст. 98):

Проведение проверки предполагает выполнение следующих функций:

• обобщение результата закупочной деятельности;
• установление причин выявленных отклонений и недостатков;
• подготовка предложения, которое направлено на устранение нарушений и на совершенствование контрактной системы;
• систематизация информации о реализации указанных предложений;
• размещение в ЕИС обобщенной информации о результатах.

44-ФЗ (ст. 98) и 41-ФЗ (ст. 15) уточняют, какой орган осуществляет аудит в сфере закупок на федеральном уровне, — Счётная палата. Ведомство при проведении проверки руководствуется стандартами:

• СГА 101 «Общие правила проведения контрольного мероприятия»;
• СГА 302 «Аудит в сфере закупок товаров, работ и услуг»;
• СГА 102 «Общие правила проведения экспертно-аналитических мероприятий».

проверки

При проведении обязательного аудита 44-ФЗ соответствующим органом составляется акт, который доводится до сведения руководителей проверяемых организаций и публикуется на сайте ЕИС. Информация о результатах экспертно-аналитической деятельности содержит в том числе следующие сведения:

1. Количество контрольных мероприятий.
2. Количество и сумма заказов, в том числе при проведении которых выявлены нарушения законодательства о контрактной системе, сделан вывод о нерезультативном расходовании бюджетных средств (к примеру, в нарушение ст. 34 и 94 оплачены работы, которые фактически не выполнены, или в нарушение ст. 95 допущено изменение существенных условий договора, например изменен размер авансирования, или в нарушение ст. 22 в состав расчета НМЦК включены расходы на временные здания и сооружения, которые проектом на проведение работ не предусмотрены, и т. д.).
3. Количество выданных предписаний, обращений, направленных в правоохранительные и контрольные органы.

Также фиксируются нарушения в:

• организации заказа (контрактные службы, комиссии, специализированные организации, централизованные заказы, совместные конкурсы и аукционы, общественное обсуждение);
• планировании заказов;
• документации (требования к участникам, к объекту, признаки ограничения доступа к информации, содержание извещения и документации, размер авансирования, обязательные условия в проекте контракта, порядок оценки заявок и установленные критерии, преимущества отдельных участников);
• заключенных контрактах (соответствие договора документации и предложению участника, сроки заключения, обеспечение исполнения);
• проведении конкретной процедуры (обеспечение заявок, антидемпинговые меры, обоснованность допуска (отказа в допуске) участников, применение порядка оценки заявок, протоколы);
• исполнении договора (законность внесения изменений, порядок расторжения, экспертиза результатов, отчет о результатах, своевременность действий, соответствие результатов установленным требованиям).

В КонсультантПлюс эксперты делятся опытом по работе с аудитом. Вот пример одного из таких материалов.

https://youtube.com/watch?v=ta_DQ9FBi8w

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .

Составляющие закупочного процесса и ключевые контрольные процедуры

Укрупненно закупки любой организации можно представить в виде следующей последовательности этапов:

• планирование закупок (включая формирование требований к продукции),

• подготовка к проведению закупок и их объявление,

• проведение закупочных процедур и выбор поставщиков.

В зависимости от масштаба организации процедуры закупок могут быть детально формализованы на уровне политик и регламентов взаимодействия или просто сводиться к оплате на основе выставленных контрагентами счетов.

Дефекты закупочного процесса могут быть изначально заложены в его структуре (например, отсутствие контролей в наиболее проблемных/ рисковых этапах) или стать следствием ненадлежащего дизайна контрольных процедур, некачественного их выполнения, умышленных действий работников (корпоративное мошенничество).

Задачи, методы

Задачи аудиторской проверки сводятся к получению таких сведений:

• наличие или отсутствие противоречий законодательным нормам в осуществленных мероприятиях в сфере закупок;
• степень правильности ведения бухучета;
• оцениваются полнота и достоверность отчетных форм;
• поиск путей оптимизации налоговой базы;
• проверка правильности оформления договорных отношений:
• анализ достоверности осуществленных работ по оценке имущественных активов;
• выявление уровня эффективности в использовании ресурсов предприятия;
• анализ ценовой политики.

Конечной целью является определение достоверности и точности показываемых в отчетности данных, обоснованности расходов и выявление резервов для повышения результативности работы.

КСТАТИ, дополнительно аудиторы могут оказывать консультационную поддержку руководящего персонала проверяемых учреждений.

Методика аудиторской проверки строится на определении ряда абсолютных и относительных показателей. В числе количественных критериев выводится уровень потенциальной экономии средств бюджета. При оценке конкурентной среды рассчитываются такие величины:

• средний объем заявок по каждой закупке;
• количество допущенных заявок в расчете на одну закупку;
• процентное соотношение закупок у единственных поставщиков и сделок на конкурсных условиях.

Получаемые данные по предприятию сравниваются со средними показателями по стране и субъекту РФ. Уровень профессионализма оценивается по численности специалистов со спецподготовкой в сфере закупок.

Как мы в CLC проводим аудит системы закупок

Оптимальная система закупок сильно зависит от сферы деятельности, категорий товаров, масштаба организации. Чтобы подобрать решения, мы:

1. Получаем от вас первичную информацию о сфере деятельности, количестве наименований и категориях товаров, объемах поставок и отгрузок, поставщиках, текущей системе прогнозирования.
2. На первичной консультации подробно рассказываем, как проходит аудит, что мы будем делать и каких результатов стоит ожидать, чтобы вы могли точно определиться, нужна ли вам наша помощь.
3. Заключаем договор, если вы решили, что аудит системы закупок вам нужен.
4. Проводим аудит: выезжаем к вам и подробно изучаем, как работает ваша система закупок и управления запасами, каковы потребности в товаре, оценивает текущие состояние запасов, проводит аудит процессов выявляем какие есть возможности для изменений в рамках текущего пула поставщиков или с учетом подбора новых.
5. Презентуем результат. Передаем результат аудита вам с подробными комментариями и пояснениями. Аудит и презентация решений проводится в том числе путём специально организованных нами корпоративных мероприятий — круглые столы с представителями бизнеса кто напрямую зависит закупки и методы управления запасами (блок продаж и производства, финансов преимущественно), и стратегические сессии закупок и логистики. По итогу мы с Вами согласовываем итоговые бизнес-решения в виде проекта «закупок и управления запасами и приступаем к этапу внедрения или трансформации системы закупок и управления запасами, предварительным разработкой плана внедрений и изменений. Мы аккуратно внедряем изменения, гибко применяем и адаптируем технологии и лучшие практики, которые оптимально подходят специфике бизнеса Заказчика. Работа ведётся с людьми с процессом обучения в ходе проекта, работаем «в полях»; «в цеху», «складах» на строительной площадке, на производственном участке; в конкретном департаменте его отдела и направлениях в целях полного внедрения решения в бизнес.

Оформление результатов

Результатом проведенной аудиторской проверки является оформленный контролирующим органом отчет (акт). В нем содержатся систематизированные данные по доказательной базе, полученным выводам. В этом документе аудиторы обозначают выявленные проблемы и недостатки, приводят практические рекомендации по исправлению ситуации. В отчетном бланке должны быть такие сведения:

• критерии аудиторской проверки;
• оценка эффективности и правильности организации закупочной деятельности на предприятии;
• характеристика отклонений;
• факты ограничения доступа к информации (при наличии);
• степень значимости недостатков в работе госоргана;
• отражение потенциальных рисков, которые могут быть спровоцированы выявленными проблемами.

Если аудиторы указывают на наличие в действиях проверяемой структуры состава административного правонарушения, инициируется внеплановая комплексная проверка. Обращение в прокуратуру возможно при условии, что проверкой будут установлены факты финансовых преступлений или коррупционных действий. Акт аудита должен быть доведен до руководства проверяемых структур и опубликован на сайте ЕИС.

II. Подготовка к закупке и ее объявление

Данный этап закупочного процесса включает в себя:

• определение цены продукции (начальной цены при проведении торгов);

• формирование лотов;

• инициирование процедуры (направление запросов предложений поставщикам, объявление закупки на сайте организации или на электронных торговых площадках).

Можно выделить следующие ключевые риски, присущие данному этапу:

1. Некорректность определения цены.

На практике нередко встречаются ситуации, когда начальная цена закупки определена неправильно. Как правило, она бывает завышена, в итоге мы получим завышенную стоимость закупаемой продукции (и избыточные расходы), либо «фиктивную» экономию.

Так, по оценке экспертов, привлеченных Счетной палатой Российской Федерации, при участии в торговых процедурах компаний и заказчиков, состоящих в сговоре, снижение ценового предложения победителя закупки составляет от 0 до 5 % от начальной цены контракта, при этом она завышается в диапазоне от 30 до 80%. При участии реально конкурирующих компаний среднее снижение цены в результате таких закупок составляет около 25%.

По мнению Счетной палаты Российской Федерации, «необоснованное определение заказчиками начальной цены контракта генерирует значимые риски осуществления неэффективной закупки и коррупционные риски». Доля нарушений при ее определении составила 45% от суммы выявленных нарушений в сфере закупок (47 нарушений на сумму 105,7 млрд. руб.).

2. Некорректное формирование лотов.

Данный риск можно охарактеризовать двумя возможными ситуациями: искусственным «дроблением» закупок и их необоснованным укрупнением. Эти проблемы часто наблюдаются в сфере государственных закупок и являются предметом рассмотрения контрольных органов, включая Федеральную антимонопольную службу.

«Дробление» закупок – искусственное разделение одного крупного контракта/ закупки на несколько мелких. Это позволяет избежать проведения конкурентных закупок или уйти из фокуса внимания к данным закупкам (ниже сумма – меньше контроль).

Необоснованное укрупнение закупок преследует иные цели. Например, включение в один лот различных по функциональным и техническим характеристикам товаров, работ и услуг. Это существенно ограничивает конкуренцию.

3. Несвоевременность инициирования закупки.

Закупка может быть инициирована как слишком рано, так и слишком поздно

И если для услуг или работ раннее заключение договора проблем, как правило, не представляет, то при закупке товаров необходимо обратить внимание на устанавливаемые сроки поставки и их соответствие графикам производства работ (прогнозу/ плану продаж). Наибольшую проблему может составить позднее инициирование закупочной процедуры, следствием чего станет невозможность своевременной поставки или производства работ.

4. Отсутствие информирования поставщиков о проводимой закупке.

Даже в условиях крупных компаний, закупочная деятельность которых детально регламентирована и прозрачна, вопрос информирования широкого круга поставщиков о проводимых закупках является крайне актуальным. Известны факты, когда при проведении государственных закупок публикуемые на портале государственных закупок извещения в описании закупаемой продукции содержали латинские символы (имитирующие кириллицу), что не позволяло потенциальным поставщикам находить интересные им закупки.

В настоящее время информирование поставщиков может осуществляться посредством электронных торговых площадок (публикации объявлений, рассылки поставщикам по видам экономической деятельности (ОКВЭД), на сайтах компании-заказчика, либо иными способами, принятыми в организации). Вместе с тем, конкуренция может быть ограничена путем некорректного установления кода закупаемой продукции (ОКПД2).

Оценить существенность рисков данного этапа можно путем проведения следующих процедур:

• анализ рыночных цен на закупаемую продукцию;

• анализ цен ранее заключенных договоров;

• оценка соблюдения требований внутренних документов при определении цены закупки;

• оценка наличия в плане закупок нескольких процедур одной номенклатуры;

• анализ лота на предмет однотипности включенной в него продукции;

• сравнение сроков вовлечения продукции в графиках производства и сроков заявления в закупку; сравнение планов продаж, складских остатков закупаемой номенклатуры, сроков изготовления закупаемой продукции со сроками закупок;

• анализ списков поставщиков, которые проинформированы о закупке (у которых запрошены коммерческие предложения).