Какие функциональные задачи у снабженца

Введение

В исходной статье «Кто такой менеджер фитнес-клуба» я рассказывал о том, что в рамках большинства компаний, само по себе слово менеджер не объясняет ничего, ровно до тех пор, пока мы не выясним, за что конкретно он отвечает, – за продажи, за наем персонала, за маркетинг и так далее. В данной статье мы подробно поговорим о том, кто такой менеджер по закупкам. Сначала мы выясним, что он должен знать и уметь, а затем детально рассмотрим такой документ, как должностная инструкция менеджера по закупкам. Этот документ полностью описывает предъявляемые к нему требования, права и ответственности специалиста, начиная с общих положений – как он может быть принят на работу и кому он подчиняется, заканчивая тем, за что он может быть уволен с работы. Итак, приступим.

Служебные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам должен соблюдать следующие правила: 2.1 Поддерживать товарный ассортимент на установленном компанией уровне; 2.2 Выполнять установленные планом показатели по обновлению и замене конкретных товарных позиций или сервисных предложений; 2.3 Заниматься поиском выгодных контрагентов, изысканием высокомаржинальных ценовых предложений, составлением коммерческих предложений и обоснованием экономической целесообразности обновления товарно-складских запасов; 2.4 Вести активные переговоры со снабженцами, дистрибьюторами, посредниками и договариваться об условиях поставки со своим непосредственным начальником; 2.5 Он формирует листы заказов для снабжения; 2.6 Следит за состоянием заказа; 2.7 Занимается контролем взятых компанией обязательств перед третьими лицами; 2.8 Занимается ведением документооборота; 2.9 Анализирует уровень сбыта продукции или степень износа оборудования и совместно со специалистами по маркетингу разрабатывает мероприятия по ликвидации товарных остатков или обновлению материальной базы; 2.10 Занимается оценкой тех товаров или услуг, которые не пользуются спросом у клиентов и которые необходимо удалить из прейскуранта; 2.11 Занимается отслеживанием товарно-материальных запасов и принимает решения по своевременному их пополнению; 2.12 Проводит оценку товаров и услуг повышенного спроса и принимает меры по обновлению соответствующей товарной или технической базы; 2.13 Взаимодействует с другими отделами компании по предоставлению им необходимой информации; 2.14 Дает консультации отделам продаж или маркетинга по продвижению соответствующих товаров или услуг; 2.15 Исполняет приказы и поручения вышестоящих должностных лиц.

Функции отдела закупок

Функции отдела закупок напрямую взаимосвязаны с целями и задачами. То есть, деятельность работников подразделения должна быть направлена на выполнение поставленных перед ними задач:

Поиск надежных поставщиков и проведение переговоров

Руководителю отдела закупок важно найти надежных партнеров, которые будут предоставлять качественную продукцию на взаимовыгодных условиях.

Заключение договора с поставщиками. Важно внимательно ознакомиться с условиями поставок и подписать соглашение только в том случае, если все пункты удовлетворяют потребностям компании.

Обеспечение контроля процесса закупок

Важно своевременно доставлять заказ до партнера и отслеживать его сбор, отправку и доставку.

Анализ расходов компании. Необходимо научится правильно распределять ресурсы, чтобы приобретенные предметы быстро потреблялись, а не лежали на складе невостребованными.

Учет закупок. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Определение внутренних клиентов отдела закупок

«Стейкхолдеров всегда на одного больше, чем вы знаете, а те, которых вы знаете, имеют минимум на одну потребность больше, чем вам сейчас известно» — Том Гилб.

Внутренние клиенты отдела закупок это практически вся организация. То есть, это не только непосредственно заказчики или те, кто участвует в закупочном процессе, но и те, кого касаются изменения, связанные с реализацией закупочного процесса. Например, если вы в результате тендера меняете мобильного оператора, то изменение коснется почти всей компании, и нужна серьезнейшая работа по управлению ожиданиями и разъяснению всех преимуществ всем сотрудникам организации.

И тут главное никого не забыть включить в проект и коммуникацию!

Если говорить предметнее, кто же является стейкхолдером для отдела закупок это: владелец бюджета, тот, чьи деньги вы будете тратить; сотрудники, для кого закупается данная услуга или продукт и кто в реальности будет пользоваться тем решением, которое вы как закупщик им предоставите; те, кто влияет на результат выбора: эксперты, лидеры мнения; высшее руководство компании, которое принимает решение или влияет на его принятие; те сотрудники, кого коснутся изменения вызванные вашей деятельностью по закупке. Еще нужно обязательно учитывать те факторы или людей, которые могут затормозить или остановить проект, например, пересекающиеся с вами проекты. Приведу пример: зачем выбирать на долгосрочной основе IT-компанию, которая будет поддерживать бизнес-процессы вашей текущей системы, если вы знаете, через полгода компания перейдет на систему SAP, с централизованной поддержкой.

Если вы начинаете новый проект, и у вас еще нет понимания, кто может быть вашим стейкхолдером, можно использовать информацию об аналогичных или предыдущих проектах, использовать свой опыт, знания команды, посмотреть существующие процедуры, организационную структуру. При согласовании проекта можно обратиться к экспертам, старожилам компании, сотрудникам, кто поддерживает данный проект.

Из моего личного опыта, особенную сложность представляют проекты, у которых нет единого держателя бюджета, а затраты размазаны по всей компании. Например, та же мобильная связь, канцелярские товары, чай/кофе, бензин и т.п

Очень важной задачей для закупщика перед началом проекта по закупке таких товаров или услуг становится сбор информации по таким проектам, объединение схожих запросов, их стандартизация и согласование ответственного за проект со стороны бизнеса, который будет принимать решения, помогать согласовывать с остальными, в том числе, бизнес-процедуры, отслеживать затем результаты поставщика и отвечать за управление им

Трудности или особенности

Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил – мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.

Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.

Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.

Правила составления резюме

Для того чтобы из всех соискателей обратили внимание именно на вас, необходимо составить грамотное резюме, в котором вы будете представлены в самом выгодном для работодателя свете. Рассмотрим следующие основные правила составления резюме:

Рассмотрим следующие основные правила составления резюме:

• не стоит растягивать рассказ о себе и своих достижениях на несколько страниц; информация должна быть краткой и понятной;
• категорически запрещается искажать факты, касаемо вашего обучения и опыта работы, поскольку эту информацию вы должны будете подтвердить документально при помощи диплома об образовании или трудовой книжки;
• оформление должно быть целостным, поэтому рекомендуется использовать одинаковые приемы для выделения каких-либо важных деталей, а также единый шрифт;
• чтобы заранее заполучить благосклонное расположение работодателя, рекомендуется прикрепить к резюме свою фотографию; лучше всего, если это будет профессиональный снимок, где вы представлены в достаточно стильном, но сдержанном образе;
• резюме должно быть чистым с точки зрения пунктуации и орфографии, а также иметь определенную направленность – рекомендуется изначально указать должность и уровень оплаты труда, к которому вы стремитесь;
• указание личных достижений, полученных на прежних местах работы, также приветствуется.

Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

Основные функции

В разных организациях функции отдела закупок могут существенно отличаться друг от друга. Но все же есть функции и обязанности, которые будут характеризовать отдел почти каждой компании:

• мониторинг рынка поставщиков;
• контроль наличия товара на складе;
• своевременное пополнение ассортимента;
• поиск лучших поставщиков и цен;
• переговоры с поставщиками;
• контроль доставки и грузоперевозок товара;
• прием товара;
• контроль качества закупленного товара;
• при необходимости составление рекламаций.

Дополнительные функции отдела закупок, которые могут иметь место в организации или нет — в зависимости от ее специфики и структуры:

• управление ассортиментом;
• сбор информации о конкурентах;
• привлечение поставщиков к организации сбыта продукции.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

• иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
• планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
• умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
• ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
• ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

• работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
• рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
• быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
• организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
• искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
• корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
• детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
• своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
• давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Должностные обязанности менеджера по госзакупкам

Если тендерный менеджер представляет интересы поставщика, то, как правило, он обязан:

заказать и продлевать электронную подпись для участия в закупках;

зарегистрироваться в ЕИС (это даст автоматическую аккредитацию на федеральных торговых площадках для госзакупок). При необходимости — получить аккредитацию на электронных торговых площадках, где проходят коммерческие торги;

отслеживать закупки (как государственные, так и коммерческие), оценивать рентабельность участия;

ВНИМАНИЕ

Многие опытные поставщики пользуются для поиска информации специальным веб-сервисом «Контур.Закупки». В сервисе можно искать закупки по типу торгов, по отрасли, по региону, по цене или заказчику. Но самое главное — в «Контур.Закупках» поставщик может настроить шаблоны запросов о торгах по «своим» товарам (работам, услугам) и получать на электронную почту уведомления о том, что в системе появились интересующие его торги, конкурсы или аукционы. Такие уведомления позволят поставщику принимать решения об участии в торгах раньше конкурентов.

• составлять и подавать заявки на участие в торгах (по нормам законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ; см. «Госзакупки по 44-ФЗ: как составить заявку на участие в торгах»);
• изучать тендерную документацию, требования заказчиков;
• при необходимости обращаться к заказчикам за разъяснениями;
• контролировать сроки проведения закупок;
• проверять итоги тендеров;
• составлять протоколы разногласий (при их появлении);
• подавать жалобы в Федеральную антимонопольную службу (при нарушениях со стороны заказчика);
• следить за поступлением оплаты по заключенным контрактам;
• оформлять отчетность по результатам торгов.

Таблица

Трудовые функции менеджера по госзакупкам

Показатели эффективности

Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.

Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:

• планирование;
• конкурентность;
• экономия;
• соблюдение законодательных норм;
• формирование документооборота.

Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:

• количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
• доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;

Конкурентность можно оценить по таким данным:

• количество конкурентных торгов от общего числа;
• процент несостоявшихся торгов;
• число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.

Экономичность показывает, насколько рационально предприятие расходует бюджетные деньги. Рассчитывается этот показатель как отношение максимальной стоимости контракта (начальная цена на торгах) к цене, по которой был заключен договор.

Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:

• количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
• количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
• результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
• число выигранных судебных споров.

О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:

• время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
• срок оценки полученных от участников заявок;
• сроки заключения договоров.

Зачем необходима инструкция

Практика показывает, что к этому документу не стоит относиться как к формальной обязанности

Составлению должностной инструкции менеджера по закупкам стоит уделить особое внимание, поскольку это в интересах обеих сторон:

1. Работник четко знает свои обязанности, требования к знаниям и умениям, а также степень своей ответственности в случае принятия неправильных решений. Этот перечень обязанностей и прочую информацию невозможно разместить в трудовом договоре, поэтому составляется инструкция.
2. Работодатель четко формулирует свои требования к специалисту, на основании которых может объективно оценивать его работу, предлагать или требовать соответствующие корректировки.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам не только описывает профессиональные обязанности специалиста, но и дает компании право требовать их выполнения и право применять ответственность при возникновении соответствующих ситуаций.

Ошибки в организации снабжения

Основные неточности, допускаемые в работе отдела снабжения:

• допущение нарушения сроков поставки. В перспективе это может привести к срыву всех работ, запланированных на определенный период, а также к финансовым санкциям со стороны заказчиков;
• непродуктивная работа. При неэффективной работе снабженцев и при отсутствии коммуникации между подразделениями компании, технические ресурсы будут простаивать, что влечет за собой убытки;
• неумелый выбор поставщиков. При приобретении некачественных материалов, работы также получаются некачественными. В дальнейшем это может привести к претензиям со стороны контрагента, и даже – к судебным разбирательствам после окончания строительного процесса;
• некомпетентный учет ТМЦ приводит к отсутствию нужной продукции на складе и к залеживанию товаров, которые расходуются нечасто.

Должность снабженец как правильно

Профессиональный специалист способен принести компании прибыль и вывести ее на совершенно новый уровень.

Определять режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следить за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролировать соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

Проверять состояние груза, принимать меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

В некоторых организациях обязанности снабженца фактически выполняет логист, хотя, конечно, есть определенные особенности работы. Ведущий специалист по материально-техническому снабжению предприятия принимае участие в составлении и заключении договоров поставок по материально-техническому снабжению и снабжению продовольственными товарами.

Как видно из должностной инструкции, обязанности у снабженца велики и ответственны. Именно поэтому к нему предъявляются и особые требования в плане профессиональных знаний и умений.

Еще стоит отметить, что такой специалист – один из первых, кто контактирует с поставщиками. Именно поэтому он должен уметь вести переговоры, выгодные для предприятия, и поддерживать отношения с поставщиками.

В нём представлены все основные нормативно-правовые акты для этих сфер деятельности — от кодексов до ведомственных правил и инструкций.

Определяет на основе технически обоснованных нормативов и расчетов потребность организации в запасных частях, оборудовании, материалах, сырье, топливе и других ресурсах. Участвует в составлении проектов текущих и перспективных планов материально-технического снабжения организации, составляет отдельные части этих планов, готовит расчеты и обоснования к ним.

У нас работники снабжения назывались: начальник отдела материально-технического снабжения (ОМТС), ведущий инженер ОМТС, инженер по комплектации ОМТС и товаровед ОМТС.

Так же в интернете можно видеть, что иногда эта должность называется «менеджер по снабжению» или «менеджер по закупкам в строительстве».

Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Разрабаты­вает и реализует мероприятия по организации и созданию сети сбыта то­варов (разработка и построение каналов движения товаров к потребите­лям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми пред­приятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

Снабженец находится в подчинении у начальника отдела материально-технического снабжения, заместителя начальника отдела материально-технического снабжения; иного должностного лица.

Оформлять документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывать контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Снабженец должен знать:— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы компании;— права и обязанности работников и режим их работы;— правила внутреннего трудового распорядка;— правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности.1.5.

Как показывает практический опыт, без наличия в штате менеджера, который выполняет роль снабженца, осуществить уровень сбыта на должном уровне становится невозможным. Для того чтобы решить все вопросы, связанные с обеспечением логистической деятельности, и существует должность снабженца. Отметим, что спрос на данную профессию является очень большой.

Менеджер по закупкам или снабженец играет значимую роль в любом торговом бизнесе. Будь то небольшой магазинчик продуктов или огромная промышленная компания. Кроме снабжения предприятия качественными и «ходовыми» товарами, эксперт должен заниматься и другими смежными делами. Должность закупщика подходит далеко не всем.

Вовлечение закупок в планирование бюджета

Для начала необходимо с помощью высшего руководства и при поддержке отдела финансов изменить подход всей организации к эффективному планированию и управлению бюджетами. Сотрудники компании должны понять, что закупки без поддержки бизнес-подразделений и держателей бюджета не в состоянии достичь оптимальной денежной экономии. Нужна общая культура, направленная на бережливое отношение к бизнесу и к затратам в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Ведь экономия это – цель не только отдела закупок.

Все отделы должны четко осознавать, что цикл планирования бюджетов на следующий год начинается с вовлечения специалиста по закупкам, который проанализирует возможное изменение цен на рынке товаров и услуг, и поможет заложить в бюджет адекватную сумму и сроки выполнения проекта.

Такой подход также позволяет закупщику перестать быть врагом держателя бюджета, не позволяющим функции потратить запланированные и выделенные деньги как им задумается. Устанавливается атмосфера сотрудничества, поддержки, взаимопонимания и доброжелательности, взаимной ответственности за качество работы.

Еще это помогает выстроить стремление к общей цели, такой как достижение конкурентного преимущества через управление затратами, инновационные технологии, альтернативные способы удовлетворения бизнес-потребностей, выявить возможности и риски на ранних этапах. Акцент с экономии «здесь и сейчас» переходит на конкурентное преимущество, совокупную стоимость владения и рентабельность.